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Personalassistent
Personalassistent – operative HR-Unterstützung in Rekrutierung, Verwaltung und Mitarbeiterbetreuung
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Über den Beruf
Der Personalassistent arbeitet in HR-Abteilungen mittelständischer oder großer Unternehmen und übernimmt administrative sowie operative Aufgaben entlang des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus.
Er nutzt HR-Software wie SAP HCM, Personio oder DATEV, pflegt Personalakten und erstellt Vertragsunterlagen. Als Ansprechpartner für Mitarbeitende, Führungskräfte und externe Dienstleister koordiniert er Bewerbungsprozesse, verwaltet Abwesenheiten und unterstützt das HR-Management bei der Umsetzung personalpolitischer Maßnahmen.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Versiert im Umgang mit SAP HCM, Personio und DATEV
- Erfahrung mit Bewerbermanagementsystemen wie Softgarden und Greenhouse
- Kenntnisse im deutschen Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
- Kompetent in MS Office (Excel, Word, Outlook) für HR-Reporting
- Erstellung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen nach rechtlichen Vorgaben
- Fähigkeit zur Durchführung von Personalcontrolling und HR-Kennzahlenauswertung
- Verwaltung und Pflege digitaler Personalakten
Soziale Kompetenzen
- Hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personaldaten
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit gegenüber unterschiedlichen Hierarchieebenen
- Belastbarkeit in administrativ intensiven Phasen
- Teamorientierung innerhalb der HR-Abteilung
Aufgaben
- Gestaltung von Stellenausschreibungen in Bewerbermanagementsystemen wie Softgarden oder Greenhouse, um eine Rücklaufquote von 80 % innerhalb von 48 Stunden zu erreichen
- Koordination von Vorstellungsgesprächen zwischen Kandidaten und Fachbereichen, wobei die vereinbarten Reaktionszeiten eingehalten werden
- Pflege und Verwaltung digitaler Personalakten in SAP HCM oder Personio mit einer Fehlerquote unter 1 %
- Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen gemäß den rechtlichen Vorgaben des deutschen Arbeitsrechts
- Erfassung und Auswertung von Abwesenheitsdaten (Urlaub, Krankheit, Elternzeit) in der HR-Software zur monatlichen Reporterstellung
- Durchführung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeitende, einschließlich der Vorbereitung von Unterlagen und Einarbeitungsplänen
- Bearbeitung von Anfragen des Betriebsrats und Bereitstellung relevanter Personaldaten gemäß gesetzlicher Informationspflichten
- Unterstützung der Lohnbuchhaltung durch Übermittlung abrechnungsrelevanter Daten an DATEV mit monatlicher Fristgenauigkeit
- Auswertung von HR-Kennzahlen wie Fluktuationsrate und Krankenstand zur Vorbereitung monatlicher HR-Berichte
- Verwaltung von Weiterbildungsanfragen und Koordination externer Schulungsanbieter mit Budgetverfolgung
Arbeitsumgebungen
- Mittelständische Unternehmen mit eigener HR-Abteilung für umfassende Personalbetreuung
- Konzerne mit zentralisierten Shared-Service-HR-Strukturen für effiziente Prozesse
- Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen mit dynamischen Anforderungen
- Öffentliche Verwaltung und kommunale Betriebe mit strukturierten HR-Prozessen
- Start-ups mit wachsendem HR-Bedarf und innovativen Ansätzen
- Gesundheits- und Sozialeinrichtungen mit hohem Personalvolumen und spezifischen Anforderungen
Karrierewege
- Aufstieg zum HR Business Partner mit strategischer BeratungsfunktionZum Berufsprofil →
- Entwicklung zum Spezialisten für Rekrutierung oder Employer Branding
- Übernahme der Rolle als HR-Projektleiter für digitale Transformationsprojekte
- Karriere als Personalreferent mit erweiterter Verantwortung für einen Fachbereich
- Leitung eines HR-Shared-Service-Centers mit umfassender Führungsverantwortung
Gesuchtes Profil
Zuverlässigkeit und Genauigkeit bei administrativen AufgabenDiskretion im Umgang mit PersonaldatenKommunikationsstärke gegenüber internen und externen AnsprechpartnernFähigkeit zur Organisation und Priorisierung von AufgabenBereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung im HR-Bereich
Häufige Fragen
Wie werde ich Personalassistent?
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