Vertriebsadministrator
Vertriebsadministration zwischen Auftragsverarbeitung, Kundenkommunikation und abteilungsübergreifender Koordination
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Der Vertriebsadministrator übernimmt die operative Abwicklung von Kundenaufträgen in Unternehmen unterschiedlicher Branchen.
Er nutzt ERP-Systeme wie SAP oder Oracle sowie CRM-Tools zur Pflege von Kundendaten und Angebotsverfolgung. In enger Abstimmung mit Vertriebsteams, Logistik, Buchhaltung und externen Kunden koordiniert er den gesamten Order-to-Cash-Prozess. Er bearbeitet Reklamationen, erstellt Rechnungen und überwacht Liefertermine, um einen reibungslosen Ablauf zwischen Auftragseingang und Auslieferung zu gewährleisten.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit ERP-Systemen wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics
- Kompetenz in CRM-Tools wie Salesforce und HubSpot
- Kenntnisse in der Auftragsabwicklung und im Order-to-Cash-Prozess
- Fähigkeit zur Rechnungsstellung und Gutschriftenverwaltung
- Versiert in Tabellenkalkulation mit Excel oder Google Sheets
- Sorgfältige Datenpflege und Stammdatenmanagement
- Verständnis für Vertragsmanagement und Konditionsprüfung
Soziale Kompetenzen
- Strukturierte und präzise Arbeitsweise mit hoher Genauigkeit
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit im Kundenkontakt
- Hohe Belastbarkeit bei parallelen Vorgängen und Aufgaben
- Serviceorientierung gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Eigeninitiative bei der Problemlösung und Prozessverbesserung
Aufgaben
- Erfassen und Verwalten von Kundenaufträgen im ERP-System unter Einhaltung definierter Bearbeitungsfristen
- Prüfen von Auftragsdetails auf Vollständigkeit, Preiskonformität und Lagerbestand vor der Bestätigung
- Erstellen von Angeboten und Auftragsbestätigungen gemäß aktueller Preislisten und Konditionen
- Koordinieren von Lieferterminen mit der Logistikabteilung zur Sicherstellung vereinbarter Fristen
- Ausstellen von Rechnungen und Gutschriften sowie Abstimmung offener Posten mit der Buchhaltung
- Bearbeiten von Kundenreklamationen innerhalb festgelegter Reaktionszeiten und Eskalieren komplexer Fälle
- Aktualisieren von Kundenstammdaten im CRM-System und Dokumentation von Kommunikationsverläufen
- Erstellen monatlicher Auswertungen zu Auftragsvolumen, Lieferquoten und offenen Vorgängen
- Unterstützen des Außendiensts durch Bereitstellen von Angeboten, Produktinformationen und Statusauskünften
- Überwachen von Rahmenverträgen und Benachrichtigen zuständiger Vertriebsmitarbeiter bei Laufzeitende
Arbeitsumgebungen
- Industrieunternehmen mit eigenem Vertriebsinnendienst und umfassender Kundenbetreuung
- Handelsunternehmen mit hohem Auftragsvolumen und dynamischen Prozessen
- Logistik- und Distributionsunternehmen, die effiziente Lieferketten verwalten
- Internationale Konzerne mit mehrsprachigem Vertrieb und globaler Reichweite
- Mittelständische Unternehmen mit integrierten ERP-Systemen zur Prozessoptimierung
- Software- und Technologieunternehmen mit Lizenzvertrieb und innovativen Lösungen
Karrierewege
- Aufstieg zur Teamleitung im Vertriebsinnendienst für mehr Verantwortung
- Entwicklung zum Key Account Manager mit Fokus auf Großkunden
- Karriere als Supply Chain Koordinator zur Optimierung von Lieferketten
- Rolle als Vertriebscontroller zur Überwachung von Verkaufsprozessen
- Position als Projektmanager im Vertrieb zur Leitung von Initiativen
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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