Sachbearbeiter Assistenz
Sachbearbeiter Assistenz – administrative Abläufe koordinieren, Anfragen bearbeiten und operative Prozesse strukturiert unterstützen
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Der Sachbearbeiter Assistenz übernimmt administrative und organisatorische Aufgaben in Unternehmen, Behörden oder Dienstleistungsorganisationen.
Er bearbeitet eingehende Anfragen, pflegt Datenbanken und koordiniert interne Abläufe mithilfe von MS Office, ERP-Systemen und digitalen Kommunikationsplattformen. Als Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen, Führungskräfte sowie externe Kontakte sorgt er für reibungslose Informationsflüsse und eine strukturierte Dokumentenverwaltung. Er erstellt Berichte, verwaltet Termine und unterstützt die Fachabteilungen bei der täglichen operativen Arbeit.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Versierter Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit ERP-Systemen wie SAP oder Navision
- Kenntnisse in CRM-Systemen zur Kundenpflege
- Vertrautheit mit Dokumentenmanagementsystemen
- Effiziente Nutzung digitaler Kommunikationsplattformen wie Teams oder Slack
- Erfahrung mit Projektmanagementsoftware wie Jira oder Trello
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und Rechnungsprüfung
Soziale Kompetenzen
- Strukturiertes und selbstständiges Arbeiten
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in verschiedenen Kontexten
- Hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt in allen Aufgaben
- Serviceorientierung und Teamfähigkeit im Umgang mit Kollegen
- Flexibilität bei wechselnden Aufgaben und Projekten
Aufgaben
- Erfassen und Bearbeiten eingehender Anfragen per Telefon, E-Mail und Ticketsystem innerhalb definierter Reaktionszeiten
- Koordinieren von Terminen und Besprechungen für Führungskräfte und Teams mithilfe von Outlook-Kalender und Planungstools
- Pflegen und Aktualisieren von Stammdaten in ERP- und CRM-Systemen mit einer Fehlerquote unter 1 %
- Erstellen von Berichten, Protokollen und Präsentationen in MS Word, Excel und PowerPoint nach Vorgaben der Fachabteilungen
- Verwalten und Archivieren von Dokumenten gemäß internen Ablagestrukturen und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Abwickeln administrativer Korrespondenz in Deutsch und ggf. Englisch mit internen und externen Kontakten
- Überwachen und Nachverfolgen offener Vorgänge und Aufgaben in Projektmanagementsystemen wie Jira oder Trello
- Unterstützen der Buchhaltung durch Prüfen und Weiterleiten von Eingangsrechnungen sowie Vorbereiten von Zahlungsanweisungen
- Organisieren von Dienstreisen inklusive Buchung, Reisekostenabrechnung und Nachbereitung innerhalb der Unternehmensrichtlinien
- Mitwirken an der Optimierung administrativer Prozesse durch Identifizieren von Schwachstellen und Vorschlagen konkreter Verbesserungsmaßnahmen
Arbeitsumgebungen
- Mittelständische Unternehmen mit dynamischen Strukturen
- Großkonzerne mit zentralen Servicebereichen und vielfältigen Abteilungen
- Öffentliche Verwaltung und Behörden mit geregelten Abläufen
- Dienstleistungsunternehmen mit kundenorientierten Prozessen
- Gesundheitswesen und soziale Einrichtungen mit hohem Engagement
- Finanz- und Versicherungsbranche mit komplexen Anforderungen
Karrierewege
- Aufstieg zur Teamassistenz oder Abteilungsleiterassistenz
- Wechsel zum Sachbearbeiter in spezialisierten Fachbereichen wie HR, Einkauf, Buchhaltung
- Karriere als Office Manager mit erweiterten Verantwortungen
- Entwicklung zum Projektkoordinator für umfassendere Aufgaben
- Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt für höhere Positionen
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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