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HOTELLERIE & GASTRONOMIE
Rezeptionist
Erste Anlaufstelle für Gäste und Besucher – mit organisiertem Empfang und strukturierter Kommunikation
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Über den Beruf
Der Rezeptionist empfängt und betreut Gäste, Kunden oder Besucher an der Eingangspforte von Unternehmen, Hotels oder öffentlichen Einrichtungen.
Er arbeitet mit Buchungssystemen wie Opera oder Fidelio, Telefonanlagen und Office-Software. Täglicher Ansprechpartner für interne Abteilungen, externe Dienstleister und Besucher, koordiniert er den Informationsfluss zwischen allen Beteiligten und verwaltet administrative Vorgänge am Empfang mit hoher Genauigkeit.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit Buchungssoftware wie Opera / Fidelio
- Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel)
- Vertrautheit mit Telefonanlage und Vermittlungssystemen
- Bedienung von Zugangskontrollsystemen
- Datenbankpflege und CRM-Grundkenntnisse
- Umgang mit Kassensystemen und Zahlungsabwicklung
- Fähigkeit im Dokumentenmanagement
Soziale Kompetenzen
- Strukturiertes Arbeiten unter Zeitdruck
- Serviceorientierte Kommunikation mit Kunden
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Konflikttoleranz bei schwierigen Besuchern
- Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit in der Zusammenarbeit
Aufgaben
- Empfangen und Registrieren von Besuchern gemäß Zugangsprotokoll
- Bearbeiten eingehender Anrufe über die zentrale Telefonanlage mit durchschnittlich 50+ Verbindungen täglich
- Verwalten von Terminkalendern und Besprechungsräumen mit Outlook oder Google Calendar
- Ausstellen von Besucherausweisen und Erfassen von Anwesenheitsdaten im Zugangssystem
- Bearbeiten von Post, Paketen und internen Liefervorgängen mit Quittierung
- Pflegen von Gästedaten und Buchungshistorien in der Hotelsoftware (Opera/Fidelio)
- Koordinieren von Check-in- und Check-out-Prozessen innerhalb definierter Zeitfenster
- Unterstützen des Facility-Managements bei Raumplanung und Bestellungen von Büromaterial
- Erfassen und Weiterleiten von Beschwerden im Ticketsystem mit Erstreaktion unter 5 Minuten
- Erstellen täglicher Empfangsberichte und Übergabeprotokolle für Folgeschichten
Arbeitsumgebungen
- Hotels und Beherbergungsbetriebe mit anspruchsvollen Gästen
- Unternehmenshauptsitze und Konzerngebäude, die internationales Flair bieten
- Kliniken und Gesundheitseinrichtungen mit hohem Patientenaufkommen
- Behörden und öffentliche Institutionen, die strukturiertes Arbeiten erfordern
- Co-Working-Spaces und Bürozentren für dynamische Teams
- Bildungseinrichtungen und Universitäten mit akademischem Umfeld
Karrierewege
- Aufstieg zum Front-Office-Supervisor für erweiterte Verantwortung
- Karriere als Guest-Relations-Manager mit Fokus auf Kundenzufriedenheit
- Entwicklung zum Office-Manager mit Managementaufgaben
- Spezialisierung als Reservierungsspezialist für Buchungsprozesse
- Führung der Teamleitung Empfang zur Optimierung der Abläufe
- Rolle als Eventkoordinator für die Organisation von Veranstaltungen
Gesuchtes Profil
Gepflegtes und professionelles AuftretenMehrsprachige KommunikationsfähigkeitOrganisationstalent bei parallelen AufgabenBelastbarkeit in frequenzstarken PhasenFreundliches und zuverlässiges Verhalten
Häufige Fragen
Wie werde ich Rezeptionist?
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