Assistenz der Geschäftsführung KMU
Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung in kleinen und mittleren Unternehmen mit breitem Aufgabenspektrum
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Die Assistenz der Geschäftsführung KMU übernimmt administrative, organisatorische und kaufmännische Aufgaben direkt im Auftrag der Unternehmensleitung.
In einem mittelständischen Umfeld mit flachen Hierarchien arbeitet diese Position mit Office-Paketen, ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware. Ansprechpartner sind Geschäftsführer, Buchhaltung, Vertrieb, externe Dienstleister sowie Kunden. Der Aufgabenbereich reicht von der Terminkoordination über das Dokumentenmanagement bis hin zur Unterstützung bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Vertrautheit mit ERP-Systemen wie DATEV und SAP Business One
- Kompetenz in der CRM-Software Nutzung, z.B. Salesforce
- Effizientes Dokumentenmanagement und digitale Ablagesysteme
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und BWA-Auswertung
- Fähigkeit zur Protokollführung und Berichtserstellung
- Englischkenntnisse für den Geschäftsschriftverkehr
Soziale Kompetenzen
- Eigenständiges Priorisieren konkurrierender Aufgaben
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen
- Strukturiertes und präzises Arbeiten unter Zeitdruck
- Kommunikationsstärke gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Flexibilität bei wechselnden Anforderungen im Tagesgeschäft
Aufgaben
- Koordinieren von Terminen, Reisen und Meetings der Geschäftsführung mithilfe digitaler Kalendertools
- Berichte, Präsentationen und Protokolle mit MS PowerPoint und Word für wöchentliche Führungsgespräche aufbereiten
- Bearbeiten des eingehenden und ausgehenden Schriftverkehrs in Deutsch und ggf. Englisch mit Rücklaufquoten unter 48 Stunden
- Verwalten von Rechnungen, Belegen und vorbereitenden Buchhaltungsunterlagen im ERP-System
- Budgets und Kostenstellen anhand monatlicher BWA-Auswertungen monitoren
- Stammdaten, Vertragsunterlagen und interne Datenbanken mit Aktualitätsrate über 95 % pflegen
- Organisieren von Firmenveranstaltungen, Schulungen und Geschäftsreisen mit vollständiger Budgetkontrolle
- Kommunizieren mit externen Partnern, Lieferanten und Behörden zur Klärung administrativer Vorgänge
- Erstellen und Nachverfolgen von Angeboten und Aufträgen im CRM-System mit Wiedervorlagequote unter 3 Werktagen
- Unterstützen des Personalwesens bei Bewerbermanagement, Onboarding-Unterlagen und Zeiterfassung
Arbeitsumgebungen
- KMU mit 10 bis 250 Mitarbeitenden, dynamische Arbeitsatmosphäre
- Industrie- und Handwerksbetriebe mit technischem Fokus
- Dienstleistungsunternehmen, insbesondere in Beratung, Handel und Logistik
- Familiengeführte Unternehmen mit traditionellen Werten
- Mittelständische Produktionsbetriebe, die innovativ arbeiten
- Büroumgebung mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
Karrierewege
- Aufstieg zum Office Manager in einem wachsenden Unternehmen
- Kaufmännische Leitung oder Prokurist nach mehrjähriger Erfahrung
- Entwicklung zum HR-Generalist mit erweiterter Personalverantwortung
- Projektmanager für interne Organisationsprojekte
- Selbstständigkeit als externe Unternehmensassistenz
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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