Receptionist
Primo punto di contatto fisico e telefonico per visitatori, clienti e collaboratori di un'organizzazione
Tendenza nella maggior parte dei paesi. I valori del tuo paese sono nella scheda Stipendi, formazione, mercato del lavoro.
Informazioni sulla professione
Il receptionist gestisce l'accoglienza di visitatori, clienti e fornitori presso la sede di un'organizzazione pubblica o privata.
Opera con sistemi di gestione degli accessi, centralini telefonici VoIP, software di pianificazione e strumenti di comunicazione interna. Interagisce quotidianamente con il pubblico esterno, i reparti interni, i corrieri e i responsabili di struttura. Coordina i flussi di ingresso e uscita, filtra le chiamate in entrata e smista la corrispondenza fisica e digitale nel rispetto delle procedure aziendali.
Competenze
Competenze tecniche
- Gestione centralino telefonico VoIP
- Utilizzo di software di prenotazione sale
- Sistemi di controllo accessi e rilascio badge
- Competenza nella suite Office
- Gestione della corrispondenza e protocollo
- Utilizzo di sistemi CRM di base
- Redazione di report e verbali
Competenze trasversali
- Comunicazione chiara in contesti multiculturali
- Gestione dello stress in situazioni di alta affluenza
- Attenzione al dettaglio nelle procedure di sicurezza
- Discrezione nella gestione di informazioni riservate
- Flessibilità operativa su turni e orari variabili
Compiti
- Accogliere i visitatori al desk e verificare l'identità
- Gestire il centralino telefonico VoIP e trasferire le chiamate
- Registrare gli arrivi e le partenze aggiornando il registro presenze
- Smistare la corrispondenza e notificare i destinatari rapidamente
- Pianificare le sale riunioni e ottimizzare i tempi di utilizzo
- Redigere report sui flussi di accesso e segnalare anomalie
- Gestire richieste di informazioni e indirizzare problematiche complesse
- Coordinare l'arrivo di tecnici e fornitori, registrando i dati
- Aggiornare le bacheche informative e i display digitali
- Monitorare le scorte di materiali e attivare richieste di approvvigionamento
Ambienti di lavoro
- Aziende private di medie e grandi dimensioni
- Strutture ospedaliere e cliniche private
- Enti pubblici e amministrazioni locali
- Alberghi e strutture ricettive
- Studi professionali e centri direzionali
- Università e istituti di formazione
Possibili evoluzioni
- Evoluzione verso responsabile dell'accoglienza
- Possibilità di diventare assistente di direzione
- Progressione a office manager
- Ruolo di coordinatore servizi generali
- Avanzamento a responsabile customer service
Profilo ricercato
Domande frequenti
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Questa professione per paese: Italia ·