Executive Assistant
Coordinazione strategica dell'agenda e delle comunicazioni di un dirigente senior in ambienti aziendali complessi
Tendenza nella maggior parte dei paesi. I valori del tuo paese sono nella scheda Stipendi, formazione, mercato del lavoro.
Informazioni sulla professione
L'Executive Assistant opera a diretto supporto di uno o più dirigenti di alto livello, gestendo agende, comunicazioni interne ed esterne, trasferte e riunioni in contesti multinazionali o strutturati.
Utilizza strumenti come Microsoft 365, Outlook, SAP e piattaforme di project management per coordinare flussi informativi e decisionali. Interagisce quotidianamente con board aziendali, partner istituzionali, team interfunzionali e fornitori, garantendo la fluidità operativa dell'ufficio di presidenza o direzione generale.
Competenze
Competenze tecniche
- Utilizzo di Microsoft 365 per comunicazioni e collaborazioni
- SAP Concur per gestione note spese
- Strumenti di project management come Asana
- Redazione di verbali formali e documenti
- Organizzazione di eventi e travel management
- PowerPoint per presentazioni executive
- Gestione documentale e archiviazione digitale
Competenze trasversali
- Discrezione nella gestione di informazioni riservate
- Capacità di lavorare sotto pressione con scadenze stringenti
- Proattività nell'anticipare le esigenze del dirigente
- Precisione e attenzione al dettaglio
- Adattabilità in ambienti in rapida evoluzione
Compiti
- Pianificare e ottimizzare l'agenda del dirigente con priorità negoziate su base settimanale
- Redigere corrispondenza formale in italiano e inglese con standard documentali definiti
- Organizzare trasferte nazionali e internazionali tramite tool dedicati con budget tracciato
- Preparare presentazioni executive in PowerPoint con dati aggiornati da fonti interne
- Filtrare e instradare le comunicazioni in entrata riducendo i tempi di risposta del 30%
- Coordinare riunioni del CdA e comitati con verbali e action plan distribuiti entro 24 ore
- Monitorare scadenze contrattuali e amministrative su dashboard condivisa con il team legale
- Gestire note spese e riconciliazioni mensili su SAP Concur con zero errori di imputazione
- Supportare onboarding di nuovi dirigenti con kit documentale e agenda di inserimento strutturata
- Manutenere archivi digitali e fisici classificati per accesso, riservatezza e retention policy
Ambienti di lavoro
- Grandi imprese e multinazionali con strutture complesse
- Studi legali e di consulenza con focus su precisione
- Istituzioni finanziarie e bancarie con elevati standard di sicurezza
- Organizzazioni internazionali e ONG con missioni globali
- PMI con struttura manageriale complessa e dinamica
- Settore pubblico e para-pubblico con regole ben definite
Possibili evoluzioni
- Possibile crescita verso Chief of Staff
- Evoluzione come Office ManagerVedi la scheda →
- Ruolo di Responsabile Amministrativo
- Progressione verso Project ManagerVedi la scheda →
- Diventare Business Partner Direzionale
- Crescita come HR Business PartnerVedi la scheda →
Profilo ricercato
Domande frequenti
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