Segretario di documentazione
Gestione documentale precisa in ambienti ad alta intensità informativa, tra archivi fisici e sistemi digitali
Tendenza nella maggior parte dei paesi. I valori del tuo paese sono nella scheda Stipendi, formazione, mercato del lavoro.
Informazioni sulla professione
Il segretario di documentazione organizza, classifica e gestisce l'insieme dei documenti prodotti o ricevuti da un'organizzazione.
Opera con software di gestione documentale come SharePoint, Alfresco o eDOCS, in contatto con i dipartimenti interni, i fornitori di contenuti e gli enti di controllo. Lavora in ambienti dove la tracciabilità, la conformità normativa e l'accessibilità delle informazioni costituiscono requisiti operativi quotidiani. Gestisce flussi documentali cartacei e digitali, garantendo la coerenza dei metadati e il rispetto dei piani di classificazione.
Competenze
Competenze tecniche
- Esperienza con software GED come SharePoint, Alfresco
- Comprensione del piano di classificazione e nomenclatura documentale
- Conoscenza delle norme di archiviazione e conservazione legale
- Gestione dei metadati documentali
- Utilizzo avanzato di strumenti Office: Word, Excel
- Scansione e dematerializzazione dei documenti
- Conoscenza delle normative GDPR applicate ai documenti
Competenze trasversali
- Rigore metodologico nella gestione delle informazioni
- Capacità di prioritizzare flussi documentali di volume elevato
- Discrezione nella trattazione di documenti riservati
- Comunicazione chiara con interlocutori di diversi livelli
- Autonomia organizzativa nella gestione quotidiana
Compiti
- Classificare e indicizzare i documenti in arrivo seguendo il piano aziendale con un tasso di errore inferiore all'1%
- Aggiornare quotidianamente le basi documentali su software GED
- Verificare la conformità dei documenti ricevuti rispetto agli standard interni
- Archiviare i fascicoli cartacei e digitali rispettando i tempi di conservazione legali
- Redigere e aggiornare le procedure documentali secondo le revisioni approvate
- Rispondere alle richieste di ricerca documentale entro le scadenze definite
- Gestire la distruzione controllata dei documenti scaduti secondo la normativa vigente
- Monitorare i flussi di versioning e approvazione dei documenti tecnici o contrattuali
- Formare i nuovi utenti all'uso degli strumenti GED e alle regole di classificazione
- Produrre reportistica mensile sull'attività documentale: volumi, tempi di risposta, anomalie rilevate
Ambienti di lavoro
- Uffici legali e studi notarili
- Aziende industriali con documentazione tecnica
- Enti pubblici e amministrazioni
- Strutture sanitarie e laboratori
- Istituti bancari e assicurativi
- Centri di ricerca e università
Possibili evoluzioni
- Evoluzione verso Responsabile archivi e documentazione
- Ruolo nella gestione informatica dei sistemi documentali
- Coordinatore del knowledge management
- Responsabile della qualità documentale
- Posizione come bibliotecario aziendale
Profilo ricercato
Domande frequenti
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