Secretario de documentación
Profesional de la gestión documental, archivos físicos y digitales, clasificación y recuperación de información corporativa
Tendencia en la mayoría de los países. Los valores de su país están en la pestaña Salarios, formación, mercado laboral.
Acerca de la profesión
El secretario de documentación organiza, clasifica y gestiona el conjunto de documentos internos y externos de una organización.
Trabaja con sistemas de gestión documental como OpenText, Alfresco o SharePoint, y colabora con departamentos jurídicos, recursos humanos, dirección general y equipos técnicos. Aplica normas de archivo ISO 15489 y procedimientos internos de trazabilidad. Gestiona bases de datos documentales, controla versiones de documentos, responde a solicitudes de consulta y vela por la confidencialidad de la información sensible.
Habilidades
Competencias técnicas
- Dominio de sistemas de gestión documental como SharePoint, Alfresco, OpenText
- Experiencia en digitalización y OCR con herramientas como Adobe Acrobat, ABBYY FineReader
- Conocimiento de normas de archivo como ISO 15489 y normas nacionales de patrimonio documental
- Habilidad en bases de datos relacionales como Access y SQL básico para consultas documentales
- Competencia en herramientas ofimáticas como Microsoft Office 365, especialmente Excel para inventarios
- Manejo de clasificación archivística en cuadros de clasificación funcional y orgánica
- Gestión de metadatos y sistemas de indexación documental
Habilidades blandas
- Precisión en la catalogación de grandes volúmenes de documentos con errores mínimos
- Discreción ante documentos confidenciales de dirección o recursos humanos
- Organización personal para atender solicitudes simultáneas de varios departamentos
- Comunicación clara al explicar procedimientos de archivo a usuarios no especializados
- Rigor en el cumplimiento de plazos legales de conservación y destrucción documental
Misiones
- Registrar y catalogar documentos entrantes y salientes en el sistema de gestión documental corporativo
- Clasificar expedientes físicos y digitales según el plan de clasificación vigente
- Controlar las versiones de documentos técnicos, contractuales y reglamentarios con registro de modificaciones
- Responder a solicitudes internas de consulta y préstamo de documentos en plazos inferiores a 24 horas
- Eliminar fondos documentales obsoletos conforme al calendario de conservación aprobado
- Digitalizar documentos en papel mediante escáneres de alta resolución y aplicar OCR para indexación
- Actualizar los metadatos de los documentos en la base de datos para optimizar la recuperación de información
- Redactar procedimientos de archivo y fichas de instrucción para los usuarios internos
- Realizar auditorías periódicas del fondo documental para detectar inconsistencias o pérdidas
- Coordinar con proveedores externos de archivo físico la transferencia y destrucción certificada de documentos
Entornos de trabajo
- Administraciones públicas y organismos gubernamentales
- Despachos de abogados y notarías
- Hospitales y centros de salud con archivo clínico
- Empresas industriales con documentación técnica y reglamentaria
- Universidades y centros de investigación
- Empresas de consultoría y auditoría
- Compañías aseguradoras y entidades financieras
Posibles evoluciones
- Evolucionar hacia responsable de archivo y documentación
- Convertirse en gestor de la información corporativa
- Desarrollarse como técnico en gestión de contenidos digitales
- Asumir el rol de coordinador de calidad documental
- Trabajar como archivista en instituciones patrimoniales o culturales
Perfil buscado
Preguntas frecuentes
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