Gerente de oficina
Coordinación operativa de una oficina: gestión administrativa, logística y soporte transversal a todos los equipos
Tendencia en la mayoría de los países. Los valores de su país están en la pestaña Salarios, formación, mercado laboral.
Acerca de la profesión
El gerente de oficina organiza y supervisa el funcionamiento diario de las instalaciones de una empresa.
Gestiona contratos con proveedores, controla el presupuesto administrativo y coordina los servicios generales. Utiliza herramientas como suites ofimáticas (Microsoft 365, Google Workspace), software de gestión de gastos y plataformas de comunicación interna.
Interactúa con dirección, recursos humanos, finanzas, equipos operativos y proveedores externos. En empresas de tamaño medio y grande, puede supervisar a asistentes administrativos o recepcionistas.
Habilidades
Competencias técnicas
- Manejo de Microsoft 365 (Excel, Outlook, Teams, SharePoint)
- Dominio de Google Workspace
- Uso de software de gestión de gastos (Spendesk, Expensify, N2F)
- Herramientas de gestión de proyectos (Notion, Trello, Asana)
- Gestión de contratos y proveedores
- Control presupuestario y reporting financiero básico
- Gestión de instalaciones y servicios generales
Habilidades blandas
- Organización y gestión simultánea de múltiples tareas
- Comunicación transversal con perfiles muy diversos
- Capacidad de anticipación y resolución proactiva de problemas
- Discreción y manejo de información confidencial
- Adaptabilidad ante cambios de prioridades imprevistos
Misiones
- Gestionar el calendario corporativo y coordinar agendas de dirección con herramientas como Outlook o Google Calendar, logrando una reducción del 30% en conflictos de programación
- Negociar y renovar contratos con proveedores de suministros, limpieza y mantenimiento, asegurando ahorros anuales documentados
- Controlar el presupuesto de gastos generales mediante hojas de seguimiento mensual, identificando desviaciones superiores al 5%
- Organizar eventos internos (reuniones, seminarios, onboarding), gestionando logística, catering y materiales para grupos de hasta 200 personas
- Supervisar el inventario de materiales de oficina y tramitar pedidos recurrentes en plataformas B2B, manteniendo un stock mínimo operativo
- Coordinar traslados de oficina o reformas, gestionando cronogramas y comunicaciones con contratistas externos
- Implementar y actualizar procedimientos administrativos internos documentados en wikis o manuales de operaciones
- Gestionar el sistema de accesos, tarjetas y llaves del personal, manteniendo registros actualizados al 100%
- Procesar notas de gastos y facturas administrativas en software contable, cumpliendo plazos de cierre mensual
- Actuar como interlocutor principal con el arrendador y gestionar incidencias de instalaciones en menos de 24 horas
Entornos de trabajo
- Startups y scale-ups en fase de crecimiento
- Empresas medianas con estructura corporativa definida
- Multinacionales con filiales locales
- Despachos profesionales (legal, consultoría, arquitectura)
- Organizaciones del tercer sector
- Instituciones educativas privadas
Posibles evoluciones
- Office Manager Senior con gestión de equipo administrativo
- Responsable de Recursos Humanos (HR Operations)Ver la ficha →
- Responsable de Administración y Finanzas
- Chief of Staff
- Responsable de Facilities y Workplace Management
Perfil buscado
Preguntas frecuentes
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