Secretaria
Profesional de la gestión administrativa, coordinación de agendas y comunicación interna en organizaciones multisectoriales
Tendencia en la mayoría de los países. Los valores de su país están en la pestaña Salarios, formación, mercado laboral.
Acerca de la profesión
La secretaria organiza y coordina las actividades administrativas de una dirección, departamento o equipo.
Gestiona agendas complejas con herramientas como Outlook o Google Calendar, redacta correspondencia formal y actas de reuniones, clasifica y archiva documentos físicos y digitales, y filtra llamadas y correos entrantes. Trabaja en contacto directo con directivos, clientes, proveedores y otros departamentos, utilizando suites ofimáticas como Microsoft Office o LibreOffice. Vela por el buen funcionamiento de los flujos de información y contribuye a la coordinación interna de la estructura.
Habilidades
Competencias técnicas
- Dominio de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook
- Uso eficiente de Google Workspace como Gmail, Calendar y Drive
- Manejo de software de gestión documental como SharePoint o Alfresco
- Competencia en herramientas de videoconferencia como Teams o Zoom
- Redacción administrativa y ortografía profesional en español
- Gestión de bases de datos y hojas de cálculo Excel
- Sistemas de archivo físico y digital, incluyendo clasificación y nomenclatura
- Manejo de centralitas telefónicas y equipos de oficina
Habilidades blandas
- Discreción absoluta ante información confidencial de dirección y recursos humanos
- Organización simultánea de múltiples tareas con plazos concurrentes
- Comunicación clara y adaptada con interlocutores de distinto nivel jerárquico
- Anticipación de necesidades del directivo antes de que sean expresadas
- Adaptación rápida a cambios de agenda o prioridades de último momento
- Rigor en la verificación de datos antes de enviar documentación oficial
Misiones
- Gestionar agendas ejecutivas en Outlook, coordinando reuniones y desplazamientos para evitar conflictos de horario
- Redactar, corregir y enviar correspondencia oficial, informes y actas de reunión respetando los plazos establecidos
- Clasificar y archivar documentos, tanto físicos como digitales, garantizando trazabilidad y acceso rápido
- Atender y filtrar llamadas telefónicas y correos electrónicos, derivando solicitudes al interlocutor competente
- Preparar y organizar reuniones: reserva de salas, elaboración de órdenes del día y distribución de materiales a los participantes
- Realizar seguimiento de expedientes administrativos y actualizar bases de datos internas en Excel o software de gestión
- Gestionar pedidos de material de oficina y controlar stocks mediante hojas de seguimiento
- Coordinar viajes profesionales: reservas de transporte y alojamiento, elaboración de notas de gastos
- Recibir y orientar a visitantes, clientes y proveedores en recepción siguiendo el protocolo corporativo
- Elaborar presentaciones en PowerPoint para reuniones de dirección con datos actualizados
- Supervisar el cumplimiento de procedimientos administrativos internos y proponer mejoras de organización
Entornos de trabajo
- Empresas industriales y manufactureras con dirección general
- Despachos de abogados, notarías y asesorías jurídicas
- Hospitales, clínicas y centros de salud privados
- Administraciones públicas y organismos municipales
- Universidades, institutos y centros de formación profesional
- Agencias de comunicación y consultoras de servicios
- Asociaciones y fundaciones del tercer sector
Posibles evoluciones
- Asistente de dirección con responsabilidades de gestión de proyectos
- Responsable administrativo de departamento o sede regional
- Coordinadora de oficina con gestión de equipo administrativo
- Gestora de recursos humanos tras formación complementaria en RRHH
- Office manager en empresa de tamaño medio
- Técnica en gestión documental o archivística en entidad pública
Perfil buscado
Preguntas frecuentes
Profesiones del mismo sector
Esta profesión por país: Argentina · Colombia · España · México ·