Verwaltungssekretär/in für schulische und universitäre Angelegenheiten
Verwaltungssekretär/in für schulische und universitäre Angelegenheiten – Organisation und Koordination im Bildungsbereich
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Der Verwaltungssekretär bzw. die Verwaltungssekretärin für schulische und universitäre Angelegenheiten arbeitet in Bildungseinrichtungen wie Schulen, Hochschulen oder Universitäten.
Mit Verwaltungssoftware wie SAP, SIECLE oder speziellen Hochschulmanagementsystemen bearbeitet diese Person Einschreibungen, Prüfungsunterlagen und administrative Korrespondenz. Als Ansprechperson für Studierende, Lehrkräfte, Eltern und externe Behörden koordiniert sie den reibungslosen Ablauf administrativer Prozesse im Bildungsumfeld.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit Verwaltungssoftware wie SIECLE, SAP, Campus-Management-Systeme
- Kompetenz in der MS Office Suite (Word, Excel, Outlook)
- Fähigkeit zur Datenbankpflege und Datenverwaltung
- Kenntnisse des Bildungsverwaltungsrechts und der DSGVO
- Fertigkeit im Schriftsatz und formeller Korrespondenz
- Effiziente Archivierung und Dokumentenmanagement
- Erstellung von Statistiken und Berichten
Soziale Kompetenzen
- Hervorragendes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
- Starke Kommunikationsstärke gegenüber verschiedenen Gesprächspartnern
- Hohe Belastbarkeit in stressreichen Phasen wie Einschreibungs- oder Prüfungszeiträumen
- Eigenverantwortliches Arbeiten mit Blick auf Fristen
Aufgaben
- Erfassen und Verwalten von Einschreibungen und Immatrikulationsunterlagen mit SIECLE oder Campus-Management-Systemen
- Prüfungsanmeldungen und Noteneingaben bearbeiten mit einer Fehlerquote unter 1 %
- Organisieren von Prüfungsplänen und Raumzuteilungen für bis zu 500 Studierende gleichzeitig
- Verfassen und Versenden administrativer Schreiben, Bescheinigungen und Zeugniskopien innerhalb von 48 Stunden
- Verwalten von Akten und Archiven gemäß geltenden Datenschutzvorschriften (DSGVO)
- Koordinieren von Terminen und Sitzungen für Leitungsgremien und pädagogische Teams
- Anfragen per Telefon, E-Mail und am Empfang täglich mit einem Volumen von 30–50 Kontakten beantworten
- Erstellen von Statistiken und Berichten zu Einschreibungen, Anwesenheiten und Prüfungsergebnissen mit Excel oder ähnlichen Tools
- Pflegen und Aktualisieren von Datenbanken mit Studierenden- und Schülerinformationen in Echtzeit
- Unterstützen bei der Organisation von Schulveranstaltungen, Informationstagen und Abschlussfeiern
Arbeitsumgebungen
- Grundschulen und weiterführende Schulen mit einem Fokus auf Bildungsverwaltung
- Berufsschulen und Gymnasien, die eine vielfältige Lernumgebung bieten
- Fachhochschulen und Universitäten, die akademische Exzellenz fördern
- Bildungsministerien und Schulbehörden mit einem strategischen Ansatz
- Private Bildungseinrichtungen, die auf individuelle Förderung setzen
- Fernuniversitäten und Online-Bildungsplattformen, die flexibles Lernen ermöglichen
Karrierewege
- Aufstieg zur Leitung des Schul- oder Universitätssekretariats
- Position als Sachbearbeiter/in in der Bildungsverwaltung einer Behörde
- Tätigkeit als Referent/in für Studienangelegenheiten
- Rolle als Verwaltungsleiter/in einer Bildungseinrichtung
- Koordination im Prüfungsamt als Prüfungsamt-Koordinator/in
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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