Dokumentationssekretär(in)
Dokumentationssekretär(in) – Archivierung, Verwaltung und strukturierte Aufbereitung von Informationsbeständen in Organisationen
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Dokumentationssekretär(in) arbeitet in Bibliotheken, Archiven, Verwaltungen oder Unternehmen und übernimmt die systematische Erfassung, Klassifizierung und Pflege von Dokumenten und Informationsbeständen.
Mit Tools wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Datenbanksoftware und Archivierungsprotokollen unterstützt diese Fachkraft interne Teams, Führungskräfte sowie externe Anfragesteller bei der gezielten Beschaffung und Bereitstellung von Informationen. Die Arbeit erfordert präzises Arbeiten nach definierten Standards und enge Abstimmung mit verschiedenen Fachabteilungen.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen wie Alfresco oder SharePoint
- Kompetenz in Datenbankrecherche und Informationsbeschaffung
- Verständnis von Klassifikationssystemen wie Dewey oder UDK
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word und Excel
- Anwendung von OCR- und Scan-Software zur Digitalisierung
- Kenntnisse in Archivierungsrichtlinien und Aufbewahrungsfristen
- Verwaltung von Metadaten- und Thesauri zur besseren Auffindbarkeit
Soziale Kompetenzen
- Strukturiertes und präzises Arbeiten für hohe Effizienz
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Eigenverantwortliche Arbeitsorganisation für effektive Ergebnisse
- Starke Kommunikationsfähigkeit bei der Bearbeitung von Anfragen
- Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen und Terminen
Aufgaben
- Eingehende Dokumente erfassen und klassifizieren nach internen Klassifikationsschemata und Ablageprotokollen
- Pflegen und aktualisieren digitaler sowie physischer Dokumentenbestände in DMS-Systemen mit einer Fehlerquote unter 1 %
- Interne und externe Dokumentenanfragen bearbeiten innerhalb definierter Antwortzeiten (max. 48 Stunden)
- Recherchen in Fach- und Informationsdatenbanken durchführen zur Beantwortung spezifischer Informationsbedarfe
- Metadaten, Schlagwortregister und Thesauri erstellen und pflegen zur Verbesserung der Auffindbarkeit
- Abgeschlossene Vorgänge archivieren gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und internen Richtlinien
- Mit Fachabteilungen koordinieren zur Sammlung und Aktualisierung relevanter Dokumente und Wissensträger
- Unterstützen bei der Digitalisierung analoger Dokumente mit Scan-Software und OCR-Werkzeugen
- Auf Vollständigkeit und Korrektheit eingereichter Unterlagen prüfen vor der Ablage
- Monatliche Auswertungen zum Bestandswachstum und zur Nutzungshäufigkeit der Dokumentensammlung erstellen
Arbeitsumgebungen
- Öffentliche Verwaltungen und Behörden, die umfangreiche Dokumentation benötigen
- Bibliotheken und Dokumentationszentren für umfassende Informationsverwaltung
- Forschungsinstitute und Hochschulen mit Fokus auf Wissensarchivierung
- Industrieunternehmen mit großem Schriftgutaufkommen für effiziente Ablage
- Versicherungen und Finanzdienstleister, die präzise Dokumentation erfordern
- Non-Profit-Organisationen und Verbände mit spezialisierten Informationsbedarfen
Karrierewege
- Aufstieg zur Dokumentationsleiter(in), um ein Dokumentationszentrum zu leiten
- Karriere als Archivar(in) oder Records Manager(in) für spezialisierte Archivierung
- Entwicklung zum Knowledge-Management-Spezialist(in) für optimiertes Wissen
- Rolle als Informationsmanager(in) in digitalen Projekten
- Position als Bibliothekar(in) mit Spezialisierung auf moderne Systeme
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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