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BILDUNG & LEHRE
Ausbildungsassistent
Koordination von Ausbildungsmaßnahmen und administrativer Support für Bildungsprogramme in Unternehmen
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Über den Beruf
Der Ausbildungsassistent unterstützt die Planung, Organisation und Nachverfolgung betrieblicher Weiterbildungsmaßnahmen in Unternehmen, Bildungsträgern oder öffentlichen Einrichtungen.
Mit Tools wie SAP HR, LMS-Plattformen und MS Office koordiniert er Schulungskalender, verwaltet Teilnehmerlisten und erstellt Abrechnungsunterlagen. Ansprechpartner sind Führungskräfte, Trainer, Personalverantwortliche sowie externe Bildungsanbieter. Die Stelle erfordert organisatorisches Geschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Verständnis für Weiterbildungsprozesse.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit LMS-Plattformen wie Moodle und Cornerstone für effektives Lernen
- Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, Outlook und Word
- Kompetenz in SAP HR oder anderen HR-Softwarelösungen
- Erstellung von Budgetreports und Nachverfolgung der Kosten
- Kenntnisse im Weiterbildungsrecht und in Förderverfahren (OPCO)
- Fähigkeit zur Datenbankpflege und zum Dokumentenmanagement
- Erstellung von Präsentationen und Schulungsunterlagen zur Unterstützung von Lernprozessen
Soziale Kompetenzen
- Ausgeprägtes strukturiertes Organisationsvermögen für effiziente Arbeitsabläufe
- Starke Kommunikationsstärke im Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen
- Hohe Zuverlässigkeit und Termintreue bei der Aufgabenbewältigung
- Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten und Informationen
- Fähigkeit zu eigenverantwortlichem Arbeiten und zur Selbstorganisation
Aufgaben
- Pflegen und Aktualisieren der Schulungsdatenbank mit LMS-Software für tagesaktuelle Informationen
- Erstellen von Schulungsplanungen und Terminkalendern für bis zu 50 Teilnehmer pro Quartal
- Koordinieren von Raumreservierungen, Technikausstattung und Cateringbedarf für Präsenzveranstaltungen
- Vorbereiten und Versenden von Einladungen, Teilnahmebestätigungen und Abwesenheitsnachweisen per Outlook
- Erfassen von Weiterbildungskosten und Erstellen von Budgetreports in Excel mit monatlichen Abweichungsanalysen
- Bearbeiten von Förderanträgen bei OPCO-Stellen und staatlichen Förderprogrammen gemäß gesetzlicher Fristen
- Abstimmen mit externen Trainern und Bildungsträgern zur Terminkoordination und Materialbereitstellung
- Dokumentieren von Schulungsergebnissen und Evaluierungsbögen zur Qualitätssicherung der Maßnahmen
- Unterstützen der Personalentwicklung bei der Erstellung von Bildungsbedarfsanalysen anhand von Mitarbeiterbefragungen
- Archivieren von Zertifikaten, Teilnahmenachweisen und Weiterbildungsunterlagen gemäß DSGVO-Vorgaben
Arbeitsumgebungen
- Großunternehmen mit eigener Personalentwicklungsabteilung zur Förderung von Talenten
- Mittelständische Unternehmen mit HR-Bereich, der flexible Lösungen bietet
- Externe Bildungsträger und Weiterbildungsinstitute für maßgeschneiderte Programme
- Öffentliche Verwaltung und kommunale Einrichtungen mit strukturierten Schulungsplänen
- Konzerne mit internationalen Schulungsprogrammen zur Förderung globaler Kompetenzen
- Berufsschulen und duale Ausbildungszentren zur praxisnahen Weiterbildung
Karrierewege
- Aufstieg zum Personalentwickler oder Talent Development Manager
- Position als Bildungskoordinator oder Trainingsmanager für umfassende Schulungsprogramme
- HR Business Partner mit Schwerpunkt Learning & DevelopmentZum Berufsprofil →
- Leitung der Aus- und Weiterbildungsabteilung zur strategischen Planung
- Karriere als selbstständiger Bildungsberater oder Trainer
Gesuchtes Profil
Hervorragendes Organisationstalent für die Planung und Durchführung von SchulungenAusgeprägte Kommunikationsstärke für den Umgang mit verschiedenen StakeholdernHohe Zuverlässigkeit bei der Erfüllung von Aufgaben und TerminenDiskretion und Vertraulichkeit im Umgang mit sensiblen DatenTeamfähigkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten
Häufige Fragen
Wie werde ich Ausbildungsassistent?
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