Verwaltungssekretär
Verwaltungssekretär – organisierte Bearbeitung administrativer Vorgänge in strukturierten Büroumgebungen
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Der Verwaltungssekretär übernimmt die administrative Abwicklung in Unternehmen, Behörden oder Organisationen.
Er bearbeitet Korrespondenz, pflegt Datenbanken und koordiniert Termine mit Microsoft Office, SAP oder spezifischen Verwaltungssoftwarelösungen. Als direkter Ansprechpartner für interne Abteilungen, Führungskräfte und externe Partner strukturiert er Informationsflüsse, bereitet Dokumente auf und unterstützt die reibungslose Abwicklung täglicher Büroprozesse in enger Zusammenarbeit mit dem gesamten Team.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Kompetenz in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit ERP-Systemen wie SAP und Oracle
- Fähigkeit zur Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen
- Kenntnisse in elektronischer Archivierung und Aktenführung
- Erfahrung in Reisekostenabrechnung und Buchungssystemen
- Fähigkeit zur Datenbankpflege und Stammdatenverwaltung
- Erstellung von Protokollen und Berichten
Soziale Kompetenzen
- Strukturierte Arbeitsweise bei hohem Aufgabenvolumen
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Kommunikationsstärke gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Eigeninitiative bei der Optimierung administrativer Abläufe
- Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen und Vorgaben
Aufgaben
- Bearbeiten eingehender und ausgehender Korrespondenz mit Microsoft Outlook und Ablagesystemen, um Bearbeitungszeiten um 20 % zu reduzieren
- Pflegen von Stammdaten und Akten in Verwaltungssoftware (SAP, Lotus Notes) mit wöchentlicher Kontrolle der Fehlerquote
- Koordinieren von Terminen und Besprechungsräumen über elektronische Kalender für bis zu 15 Führungskräfte
- Erstellen von Berichten, Protokollen und Präsentationen mit Word, Excel und PowerPoint nach vorgegebenen Formatvorlagen
- Verwalten von Eingangsrechnungen und Bestellvorgängen im ERP-System mit monatlicher Abstimmung gegenüber dem Budgetplan
- Organisieren von Dienstreisen inklusive Buchung, Reisekostenabrechnung und Dokumentation gemäß internen Richtlinien
- Filtern und Weiterleiten telefonischer Anfragen mit Dokumentation im CRM-System zur Sicherung der Rückverfolgbarkeit
- Archivieren physischer und digitaler Unterlagen nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mit jährlicher Bestandsprüfung
- Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Versenden von Einladungen mit einer Vorlaufzeit von mindestens 5 Werktagen
- Unterstützen des Onboardings neuer Mitarbeiter durch Bereitstellen von Zugangsdaten, Formularen und Organisationsunterlagen
Arbeitsumgebungen
- Öffentliche Verwaltung und Behörden als dynamisches Arbeitsumfeld
- Mittelständische Unternehmen mit vielseitigen Aufgaben
- Konzerne mit zentralem Sekretariat für umfassende Koordinationsaufgaben
- Non-Profit-Organisationen mit sozialem Engagement
- Bildungs- und Gesundheitseinrichtungen für gesellschaftliche Verantwortung
- Rechts- und Steuerberatungskanzleien mit Fokus auf Präzision
Karrierewege
- Aufstieg zum Leitungssekretär oder Vorstandsassistent
- Rolle als Office Manager mit Teamverantwortung
- Wechsel zum Sachbearbeiter im Personalwesen oder Controlling
- Position als Projektkoordinator in der Administration
- Spezialisierung auf Rechts- oder Medizinsekretariat
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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