Sekretärin
Organisationstalent mit Blick fürs Detail – Koordination, Kommunikation und Verwaltung im täglichen Bürobetrieb
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Die Sekretärin übernimmt administrative und organisatorische Aufgaben in Unternehmen, Behörden oder Kanzleien.
Sie arbeitet mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Office sowie mit digitalen Ablagesystemen. Ihr Aufgabenbereich umfasst die Korrespondenz, Terminplanung und Dokumentenverwaltung.
Sie steht in direktem Kontakt mit Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen, Kunden sowie externen Dienstleistern. In der Regel arbeitet sie in einem Einzel- oder Teambüro und trägt zur reibungslosen internen Kommunikation bei.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Umfassende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit digitalen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen
- Vertrautheit mit kaufmännischer Buchungssoftware wie SAP oder DATEV
- Fähigkeit zur professionellen schriftlichen und mündlichen Kommunikation
- Kompetenz im Umgang mit Reisemanagementsystemen und Buchungsplattformen
- Sorgfältige Protokollführung und Erstellung von Berichten
- Datenschutzkonforme Dokumentenbearbeitung sicherstellen
Soziale Kompetenzen
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise fördern
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen bewahren
- Hohe Kommunikationsfähigkeit im internen und externen Kontakt
- Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Prioritäten zeigen
- Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen gewährleisten
Aufgaben
- Verwalten eingehender und ausgehender Korrespondenz per E-Mail und Post, wobei Fristen überwacht werden
- Termine und Besprechungsräume koordinieren unter Einsatz digitaler Kalendertools wie Outlook oder Google Calendar
- Berichte, Protokolle und Präsentationen in Microsoft Word und PowerPoint erstellen und formatieren
- Digitale und physische Ablagesysteme pflegen und aktualisieren, gemäß internen Archivierungsstandards
- Empfangen und Betreuen von Besuchern sowie gezieltes Weiterleiten von Anfragen an zuständige Abteilungen
- Organisieren von Dienstreisen, inklusive Buchungen von Transport und Unterkunft über Reisemanagementsysteme
- Rechnungen und Ausgabenbelege erfassen und kontrollieren mithilfe kaufmännischer Softwareanwendungen
- Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Versenden von Einladungen mit Tagesordnung an Teilnehmende
- Telefonische Anfragen abwickeln und relevante Informationen innerhalb definierter Reaktionszeiten weiterleiten
- Unterstützen des Onboardings neuer Mitarbeitender durch Bereitstellen von Unterlagen und Zugangsdaten
Arbeitsumgebungen
- Unternehmensverbände und Konzerne, die auf internationaler Ebene operieren
- Öffentliche Verwaltung und Behörden, die eine strukturierte Arbeitsweise erfordern
- Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien mit Fokus auf Genauigkeit
- Medizinische Praxen und Krankenhäuser, die hohe Diskretion verlangen
- Non-Profit-Organisationen und Verbände, die gesellschaftlichen Mehrwert schaffen
- Bildungseinrichtungen und Universitäten, die kontinuierliches Lernen fördern
Karrierewege
- Aufstieg zur Assistentin der Geschäftsführung mit erweiterten Verantwortlichkeiten
- Entwicklung zur Office Managerin, die das Büro effizient leitet
- Wechsel zur Sachbearbeiterin in der Personalabteilung mit HR-Aufgaben
- Rolle als Projektkoordinatorin, die Projekte von Anfang bis Ende begleitet
- Beförderung zur Teamleiterin Administration, um ein Team zu führen
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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