Sekretärin

Organisationstalent mit Blick fürs Detail – Koordination, Kommunikation und Verwaltung im täglichen Bürobetrieb

45 000 – 85 000 CHF ($)

Gehalt / Jahr

Sekundarstufe II

Bildungsniveau

Automatisierung

Mittel

Schwierigkeit

Stabil

Beschäftigung

6-12 Monate

Marktanspannung

Mittel

Mobilität

Selten

Automatisierung

Mittel

Schwierigkeit

Stabil

Beschäftigung

6-12 Monate

Marktanspannung

Mittel

Mobilität

Selten

About

Die Sekretärin übernimmt administrative und organisatorische Aufgaben in Unternehmen, Behörden oder Kanzleien. Sie arbeitet mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Office sowie mit digitalen Ablagesystemen. Ihr Aufgabenbereich umfasst die Korrespondenz, Terminplanung und Dokumentenverwaltung. Sie steht in direktem Kontakt mit Führungskräften, Kolleginnen und Kollegen, Kunden sowie externen Dienstleistern. In der Regel arbeitet sie in einem Einzel- oder Teambüro und trägt zur reibungslosen internen Kommunikation bei.

Kompetenzen

Technische Kompetenzen

Umfassende Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Erfahrung mit digitalen Ablage- und Dokumentenmanagementsystemen
Vertrautheit mit kaufmännischer Buchungssoftware wie SAP oder DATEV
Fähigkeit zur professionellen schriftlichen und mündlichen Kommunikation
Kompetenz im Umgang mit Reisemanagementsystemen und Buchungsplattformen
Sorgfältige Protokollführung und Erstellung von Berichten
Datenschutzkonforme Dokumentenbearbeitung sicherstellen

Soft Skills

Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise fördern
Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen bewahren
Hohe Kommunikationsfähigkeit im internen und externen Kontakt
Anpassungsfähigkeit bei wechselnden Prioritäten zeigen
Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen gewährleisten

Aufgaben

Verwalten eingehender und ausgehender Korrespondenz per E-Mail und Post, wobei Fristen überwacht werden
Termine und Besprechungsräume koordinieren unter Einsatz digitaler Kalendertools wie Outlook oder Google Calendar
Berichte, Protokolle und Präsentationen in Microsoft Word und PowerPoint erstellen und formatieren
Digitale und physische Ablagesysteme pflegen und aktualisieren, gemäß internen Archivierungsstandards
Empfangen und Betreuen von Besuchern sowie gezieltes Weiterleiten von Anfragen an zuständige Abteilungen
Organisieren von Dienstreisen, inklusive Buchungen von Transport und Unterkunft über Reisemanagementsysteme
Rechnungen und Ausgabenbelege erfassen und kontrollieren mithilfe kaufmännischer Softwareanwendungen
Vorbereiten von Sitzungsunterlagen und Versenden von Einladungen mit Tagesordnung an Teilnehmende
Telefonische Anfragen abwickeln und relevante Informationen innerhalb definierter Reaktionszeiten weiterleiten
Unterstützen des Onboardings neuer Mitarbeitender durch Bereitstellen von Unterlagen und Zugangsdaten

Arbeitsumgebungen

Die Arbeitsumgebungen können variieren:

Unternehmensverbände und Konzerne, die auf internationaler Ebene operieren

Öffentliche Verwaltung und Behörden, die eine strukturierte Arbeitsweise erfordern

Rechtsanwalts- und Steuerkanzleien mit Fokus auf Genauigkeit

Medizinische Praxen und Krankenhäuser, die hohe Diskretion verlangen

Non-Profit-Organisationen und Verbände, die gesellschaftlichen Mehrwert schaffen

Bildungseinrichtungen und Universitäten, die kontinuierliches Lernen fördern

Karrierewege

Aufstieg zur Assistentin der Geschäftsführung mit erweiterten Verantwortlichkeiten
Entwicklung zur Office Managerin, die das Büro effizient leitet
Wechsel zur Sachbearbeiterin in der Personalabteilung mit HR-Aufgaben
Rolle als Projektkoordinatorin, die Projekte von Anfang bis Ende begleitet
Beförderung zur Teamleiterin Administration, um ein Team zu führen