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Multifunktionale(r) Sekretär(in)
Organisationstalent mit breitem Aufgabenspektrum in Verwaltung, Kommunikation und Büromanagement
45 000 – 85 000 CHF ($)
Gehalt / Jahr
Sekundarstufe II oder gleichwertig
Bildungsniveau
00
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
About
Multifunktionale(r) Sekretär(in) übernimmt vielfältige administrative Aufgaben in Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen. Mit Tools wie MS Office, ERP-Systemen und Kommunikationsplattformen koordiniert diese Person Termine, bearbeitet Korrespondenz und unterstützt Führungskräfte sowie Teams. Als zentrale Anlaufstelle im Büroalltag steht sie im Austausch mit internen Abteilungen, externen Dienstleistern, Kunden und Behörden. Die Tätigkeit erfordert ein breites Kompetenzspektrum von der Buchhaltungsunterstützung bis zur Personaladministration und eignet sich für Personen mit ausgeprägtem Organisationstalent.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit ERP-Systemen wie SAP oder DATEV
- Kompetenz im Dokumentenmanagement und Archivierung
- Vertrautheit mit HR-Software für Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
- Effiziente digitale Archivierung und Ablagestruktur
- Sicherheit in der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter
- Grundkenntnisse in Buchhaltung zur Unterstützung der Finanzabteilung
Soft Skills
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten gegenüber verschiedenen Ansprechpartnern
- Selbstständige Priorisierung konkurrierender Aufgaben
- Hohe Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
Aufgaben
- Bearbeiten eingehender und ausgehender Korrespondenz per E-Mail und Post innerhalb von 24 Stunden
- Koordinieren von Terminen und Besprechungsräumen für bis zu 10 Führungskräfte mit Outlook-Kalender
- Erfassen und Pflegen von Stammdaten in ERP-Systemen mit einer Fehlerquote unter 1 %
- Erstellen von Präsentationen, Berichten und Protokollen mit MS PowerPoint und Word
- Verwalten von Büromaterialbeständen und Beauftragen von Nachbestellungen bei Unterschreitung definierter Mindestmengen
- Empfangen und Betreuen von Besuchern sowie Weiterleiten an zuständige Ansprechpersonen
- Unterstützen der Buchhaltung beim Erfassen von Eingangsrechnungen und Vorbereiten von Zahlungsläufen
- Pflegen von Ablagesystemen und digitalen Dokumentenarchiven gemäß internen Compliance-Vorgaben
- Organisieren von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung für bis zu 15 Mitarbeitende monatlich
- Bearbeiten von Personaladministrationsaufgaben wie Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung in HR-Software
- Abwickeln von Telefongesprächen auf Deutsch und ggf. Englisch mit Weiterleitung an Fachabteilungen
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
KMU verschiedener Branchen, die eine dynamische Arbeitsumgebung bieten
Öffentliche Verwaltung und Behörden mit strukturierten Prozessen
Gesundheits- und Sozialeinrichtungen, die ein unterstützendes Umfeld schaffen
Rechts- und Steuerberatungskanzleien mit Fokus auf Präzision und Detail
Industrieunternehmen mit innovativen Produktionsmethoden
Bildungseinrichtungen, die Wissen und Entwicklung fördern
Karrierewege
- Aufstieg zum Office Manager zur Leitung des Bürobetriebs
- Assistenz der Geschäftsführung für strategische Unterstützung
- Entwicklung zum HR-Administrator für personelle Aufgaben
- Übernahme der Projektassistenz zur Unterstützung von Projekten
- Fortschritt zur Teamleitung Administration für Führungsverantwortung
Gesuchtes Profil
Strukturierte Arbeitsweise, die Effizienz steigert
Hohe Verlässlichkeit in allen Aufgabenbereichen
Vielseitigkeit, um verschiedene Aufgaben zu meistern
Kommunikative Kompetenz für effektive Zusammenarbeit
Fähigkeit zur Anpassung an unterschiedliche Situationen
Wie werde ich Multifunktionale(r) Sekretär(in)?
