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Projektassistent
Koordination komplexer Projekte durch strukturierte Planung, präzise Dokumentation und abteilungsübergreifende Kommunikation
30 000 – 70 000 EUR (€)
Gehalt / Jahr
Fachhochschul- oder Hochschulabschluss
Bildungsniveau
00
Automatisierung
Niedrig
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
Automatisierung
Niedrig
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
About
Der Projektassistent unterstützt Projektleiter in der operativen Umsetzung von Projekten unterschiedlicher Branchen. Er arbeitet mit Projektmanagement-Tools wie MS Project, Jira oder Asana und erstellt Statusberichte, Protokolle sowie Präsentationen. Als Schnittstelle zwischen Projektteam, internen Fachabteilungen und externen Dienstleistern hält er Zeitpläne nach, verwaltet Ressourcen und konsolidiert projektrelevante Daten. Er berichtet direkt an den Projektleiter und arbeitet eng mit Stakeholdern aus Technik, Finanzen und Kommunikation zusammen.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Erfahrungen mit MS Project, Jira und Asana
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office Tools wie Excel und PowerPoint
- Kenntnisse in SharePoint und Confluence
- Fähigkeit zur Budgetverfolgung und Kostenkontrolle
- Erstellung von Statusberichten und Protokollen
- Anwendung von Risikomatrizen in der Projektdokumentation
- Grundkenntnisse in agilen Methoden wie Scrum und Kanban
Soft Skills
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in verschiedenen Kontexten
- Hohe Zuverlässigkeit bei Terminen und Fristen
- Teamorientierung über Abteilungsgrenzen hinweg
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Projektinformationen
Aufgaben
- Pflegen und aktualisieren von Projektplänen in MS Project oder Jira mit wöchentlichem Abgleich der Meilensteine
- Erstellen von Statusberichten und Projektprotokollen für interne und externe Stakeholder nach jedem Meeting
- Konsolidieren von Budgetdaten in Excel-Tabellen und Überwachen von Kostenabweichungen gegenüber dem Projektbudget
- Koordinieren von Terminen, Meetings und Workshops mit bis zu 20 Teilnehmern aus verschiedenen Fachabteilungen
- Nachverfolgen offener Aufgaben im Ticketsystem und Eskalieren von Verzögerungen an den Projektleiter
- Aufbereiten von Präsentationen in PowerPoint für Lenkungsausschüsse und Managementreviews
- Verwalten der Projektdokumentation im SharePoint und Strukturieren der Ablage nach internen Standards
- Ansprechpartner für externe Dienstleister bei der Koordination von Lieferterminen und vertraglichen Leistungen
- Analysieren von Projektrisiken mithilfe von Risikomatrizen und Dokumentieren von Gegenmaßnahmen
- Unterstützen des Projektleiters bei der Ressourcenplanung durch Auswertung von Kapazitätsdaten
- Monitoren von KPIs wie Termintreue, Budgetauslastung und Aufgabenerfüllungsquote in wöchentlichen Dashboards
- Organisieren von Kick-off-Veranstaltungen und projektbezogenen Schulungen für bis zu 30 Teilnehmer
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
Unternehmensberatungen und Managementberatungen mit Fokus auf strategische Lösungen
IT- und Softwareunternehmen, die innovative Technologien entwickeln
Industrieunternehmen mit komplexen Investitionsprojekten und hohem Innovationsgrad
Bauunternehmen und Ingenieurdienstleister mit vielfältigen Bauprojekten
Öffentliche Verwaltung und Non-Profit-Organisationen mit sozialem Engagement
Finanzdienstleister und Versicherungskonzerne mit umfangreichen Finanzlösungen
Karrierewege
- Aufstieg zum Projektleiter oder Junior Project Manager
- Rolle als PMO-Koordinator im Project Management Office
- Entwicklung zum Scrum Master oder Agile Coach
- Position als Business Analyst für tiefere Analysen
- Fortschritt zum Programm-Manager bei größeren Projektportfolios
Gesuchtes Profil
Organisationstalent mit hoher Detailgenauigkeit und Präzision
Proaktive Problemlösungsmentalität und Initiative
Belastbarkeit in zeitkritischen Projektphasen
Klare schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
Fähigkeit, in dynamischen Umgebungen zu arbeiten
Wie werde ich Projektassistent?
