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Empfangsmitarbeiter
Erstkontakt für Besucher und Anrufer in Unternehmen, Institutionen und Dienstleistungsbetrieben
40 000 – 70 000 CHF ($)
Gehalt / Jahr
Sekundarstufe II
Bildungsniveau
00
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Selten
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Selten
About
Der Empfangsmitarbeiter übernimmt den Empfang und die Orientierung von Besuchern, Kunden und Lieferanten an physischen Empfangspunkten oder per Telefon. Er arbeitet mit Telefonsystemen, Empfangssoftware und Verwaltungstools wie MS Office oder spezialisierter Besuchermanagement-Software. Ansprechpartner sind interne Abteilungen, Führungskräfte, externe Dienstleister sowie Kunden und Besucher verschiedener Herkunft. Die Tätigkeit erfordert organisatorisches Geschick, klare Kommunikation und einen gepflegten Auftritt in repräsentativen Umgebungen.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Erfahrung in der Bedienung von Telefonanlagen und Multiline-Systemen
- Kenntnisse in Besuchermanagementsoftware wie Envoy oder Proxyclick
- Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Fähigkeit zur Nutzung von Raumbuchungssystemen
- Kompetenz in der Postbearbeitung und Paketverwaltung
- Grundkenntnisse im Datenschutz und in der Zugangskontrolle
- Erfahrung in Kassenführung und einfachen Buchhaltungsvorgängen
Soft Skills
- Freundliches und professionelles Auftreten unter Zeitdruck
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Organisationsvermögen bei gleichzeitig mehreren Aufgaben
- Fähigkeit zur Konfliktdeeskalation bei schwierigen Besuchern
- Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit als Basis des Erfolgs
Aufgaben
- Empfangen und Registrieren von Besuchern über digitale Systeme mit einer Zielzeit unter 2 Minuten
- Eingehende Anrufe leiten und an zuständige Ansprechpartner weiterleiten innerhalb definierter Reaktionszeiten
- Ausstellen von Besucherausweisen und Verwalten der Zugangsberechtigungen gemäß Sicherheitsprotokoll
- Koordinieren von Besprechungsräumen über Raumbuchungssoftware für bis zu 20 Termine täglich
- Bearbeiten der Ein- und Ausgangspost sowie Verteilen von Paketen an interne Abteilungen
- Pflegen der Empfangsdatenbank mit aktuellen Kontaktdaten und Besucherprotokollen
- Informieren von Besuchern über Hausordnung, Wegeleitsysteme und verfügbare Dienstleistungen
- Unterstützen administrativer Aufgaben wie Ablage, Dateneingabe und Dokumentenverwaltung mit MS Office
- Koordinieren mit Sicherheitsdienst und Facility-Management bei besonderen Vorkommnissen
- Erfassen von Besucherstatistiken und Erstellen monatlicher Auswertungen für das Office Management
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
Großunternehmen und Konzernzentralen mit anspruchsvollen Empfangsanforderungen
Öffentliche Institutionen und Behörden, die hohe Sicherheitsstandards erfordern
Hotels und Hospitality-Betriebe mit Fokus auf erstklassigen Service
Medizinische Einrichtungen und Kliniken, die besondere Diskretion verlangen
Coworking-Spaces und Bürogebäude mit dynamischen Arbeitsumfeldern
Bildungseinrichtungen und Universitäten, die vielfältige Besuchergruppen empfangen
Karrierewege
- Aufstieg zum Office Manager mit erweiterten Verwaltungsaufgaben
- Entwicklung zur Assistenz der Geschäftsführung mit strategischen Rollen
- Beförderung zum Team Lead Empfang oder Front Desk Supervisor
- Wechsel zum Eventkoordinator für interne und externe Veranstaltungen
- Position als Facility Coordinator zur Unterstützung des Gebäudemanagements
- Rolle als Sachbearbeiter Verwaltung mit administrativen Verantwortungen
Gesuchtes Profil
Hervorragende Serviceorientierung und Kundenfokus
Starke Kommunikationsfähigkeit in verschiedenen Sprachen
Ausgeprägtes Organisationstalent und Multitasking Fähigkeiten
Repräsentatives Auftreten und professionelle Erscheinung
Hohe Belastbarkeit in stressigen Situationen
Wie werde ich Empfangsmitarbeiter?
