Rubricard
Rubricard: figura di riferimento nella gestione documentale e nell'archiviazione sistematica di dati strutturati
Tendenza nella maggior parte dei paesi. I valori del tuo paese sono nella scheda Stipendi, formazione, mercato del lavoro.
Informazioni sulla professione
Il rubricard opera nel campo della classificazione, indicizzazione e archiviazione di documenti cartacei e digitali all'interno di enti pubblici, studi professionali o grandi organizzazioni private.
Utilizza strumenti di catalogazione manuale e software gestionali per organizzare fascicoli, registri e banche dati. Interagisce con responsabili amministrativi, archivisti, operatori legali e personale di segreteria per mantenere l'integrità e la reperibilità del patrimonio documentale aziendale.
Competenze
Competenze tecniche
- Utilizzo di software di gestione documentale come Alfresco e Documentum
- Tecniche di classificazione e indicizzazione archivistica avanzate
- Conoscenza della normativa italiana sulla conservazione documentale
- Esperienza con sistemi di scansione e digitalizzazione documenti
- Redazione e aggiornamento di rubriche e registri strutturati
- Competenza nei sistemi di codifica e fascicolazione
- Utilizzo del pacchetto Office e database relazionali
Competenze trasversali
- Attenzione al dettaglio e rigore metodologico
- Capacità organizzativa in ambienti ad alto volume documentale
- Riservatezza nella gestione di informazioni sensibili
- Resistenza al lavoro ripetitivo e alla routine procedurale
- Comunicazione chiara con interlocutori non tecnici
Compiti
- Classificare documenti cartacei e digitali secondo schemi tassonomici predefiniti con precisione superiore al 98%
- Indicizzare fascicoli utilizzando software gestionali documentali e rispettando le normative vigenti sull'archiviazione
- Aggiornare registri e rubriche sistematiche con frequenza giornaliera, garantendo la coerenza delle voci inserite
- Eseguire controlli di qualità sui dati inseriti, individuando anomalie e duplicati nei database documentali
- Smistare corrispondenza in entrata e in uscita, assegnando codici di classificazione univoci a ciascun documento
- Collaborare con archivisti per definire criteri di conservazione e scarto dei documenti secondo normative di legge
- Formare il personale neoassunto sulle procedure di compilazione e gestione delle rubriche interne
- Redigere report periodici sullo stato dell'archivio, evidenziando volumi trattati e criticità rilevate
- Gestire richieste di consultazione documentale da parte degli utenti interni, nel rispetto dei tempi concordati
- Monitorare i termini di conservazione obbligatoria e segnalare i documenti in scadenza agli uffici competenti
Ambienti di lavoro
- Enti della pubblica amministrazione con focus su gestione documentale
- Studi legali e notarili, specializzati in archiviazione sicura
- Archivi storici e biblioteche per la conservazione di documenti
- Grandi aziende manifatturiere o finanziarie con alti volumi di dati
- Ospedali e strutture sanitarie per il trattamento di documenti clinici
- Case editrici e agenzie editoriali che gestiscono contenuti
Possibili evoluzioni
- Responsabile archivio e documentazione
- Coordinatore gestione informazioni con team dedicato
- Specialista records management per aziende globali
- Consulente sistemi di classificazione documentale
- Data steward aziendale per gestione dei dati
Profilo ricercato
Domande frequenti
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