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COMMUNICATION
Event Planner
Coordinamento logistico e creativo di eventi aziendali, culturali e privati su scala nazionale e internazionale
18 000 – 50 000 EUR (€)
Stipendio / anno
Diploma o Laurea breve
Livello formazione
00
Automazione
Basso
Difficoltà
Media
Occupabilità
6-12 mesi
Tensione del mercato
Media
Mobilità
Raro
Automazione
Basso
Difficoltà
Media
Occupabilità
6-12 mesi
Tensione del mercato
Media
Mobilità
Raro
About
L'Event Planner pianifica, coordina e supervisiona l'intera catena operativa di eventi pubblici, aziendali e privati. Opera con software di project management come Asana o Monday.com, piattaforme di ticketing come Eventbrite, e strumenti di budgeting avanzati. Collabora con fornitori esterni, team interni di comunicazione, agenzie creative, venue manager e clienti finali. Gestisce tempistiche serrate, budget variabili e team multidisciplinari per consegnare eventi conformi agli obiettivi strategici e creativi definiti in fase di briefing.
Competenze
Competenze tecniche
- Gestire project management con strumenti come Asana, Monday.com o Trello
- Controllare il budgeting e costi con Excel o software specializzati
- Utilizzare piattaforme di registrazione ed e-ticketing come Eventbrite, Cvent
- Conoscere normative di sicurezza eventi e permessi SIAE/municipali
- Realizzare briefing tecnici per audio/video/lighting e allestimenti scenografici
- Sfruttare strumenti CRM per gestione clienti e fornitori
- Produrre runbook e documenti operativi strutturati
- Avere conoscenza di base di marketing e comunicazione eventi
Competenze interpersonali
- Gestione della pressione in contesti ad alta variabilità operativa
- Capacità di negoziazione con interlocutori multipli
- Problem solving rapido in situazioni di emergenza logistica
- Attenzione al dettaglio nella pianificazione e esecuzione
- Comunicazione chiara e diretta con team eterogenei
Compiti
- Stabilire il brief creativo e operativo con il cliente, raccogliendo obiettivi, budget e KPI attesi
- Elaborare un piano di progetto dettagliato con milestone, scadenze e responsabilità per ciascun fornitore
- Negoziare contratti con venue, catering, fornitori tecnici e artisti, riducendo i costi di un 10-15%
- Coordinare il team operativo on-site durante l'evento, monitorando ogni fase in tempo reale
- Gestire il budget complessivo con rendicontazione settimanale e controllo degli scostamenti
- Selezionare e briefare i fornitori tecnici audio/video/lighting tramite capitolato tecnico dettagliato
- Creare il runbook dell'evento con timing minuto per minuto e protocolli di emergenza
- Supervisare l'allestimento fisico degli spazi, verificando la conformità alle planimetrie approvate
- Analizzare i risultati post-evento mediante survey NPS, report di affluenza e debriefing con il cliente
- Aggiornare il database fornitori valutando performance, affidabilità e rapporto qualità-prezzo
- Redigere report finale con analisi ROI, scostamenti di budget e raccomandazioni per eventi futuri
Ambienti di lavoro
Gli ambienti di lavoro possono variare:
Agenzie di comunicazione ed eventi, specializzate in creazione e gestione
Reparti marketing e comunicazione di aziende corporate, focalizzati su eventi di grande scala
Fondazioni culturali e istituzioni pubbliche, coinvolte in eventi culturali e sociali
Hotel e venue con divisione eventi integrata, offrendo spazi e servizi dedicati
Organizzazioni no-profit e associazioni, impegnate in eventi di sensibilizzazione
Società di produzione audiovisiva e spettacolo, esperte in eventi di intrattenimento
Possibili evoluzioni
- Diventare Senior Event Manager con responsabilità ampliata
- Assumere il ruolo di Direttore eventi presso agenzia specializzata
- Operare come Event Producer indipendente con progetti personalizzati
- Guidare la comunicazione eventi come Responsabile per brand corporate
- Insegnare come Docente in corsi di formazione per event management
Profilo ricercato
Organizzazione metodica e multitasking strutturato
Resistenza allo stress e flessibilità oraria
Orientamento al risultato misurabile
Capacità relazionale con clienti e fornitori
Come diventare Event Planner?
