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Secretario de documentación
Profesional de la gestión documental, archivos físicos y digitales, clasificación y recuperación de información corporativa
6 000 – 15 000 HNL ($)
Salario / año
Educación secundaria completa
Nivel de formación
00
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
About
El secretario de documentación organiza, clasifica y gestiona el conjunto de documentos internos y externos de una organización. Trabaja con sistemas de gestión documental como OpenText, Alfresco o SharePoint, y colabora con departamentos jurídicos, recursos humanos, dirección general y equipos técnicos. Aplica normas de archivo ISO 15489 y procedimientos internos de trazabilidad. Gestiona bases de datos documentales, controla versiones de documentos, responde a solicitudes de consulta y vela por la confidencialidad de la información sensible.
Habilidades
Habilidades técnicas
- Dominio de sistemas de gestión documental como SharePoint, Alfresco, OpenText
- Experiencia en digitalización y OCR con herramientas como Adobe Acrobat, ABBYY FineReader
- Conocimiento de normas de archivo como ISO 15489 y normas nacionales de patrimonio documental
- Habilidad en bases de datos relacionales como Access y SQL básico para consultas documentales
- Competencia en herramientas ofimáticas como Microsoft Office 365, especialmente Excel para inventarios
- Manejo de clasificación archivística en cuadros de clasificación funcional y orgánica
- Gestión de metadatos y sistemas de indexación documental
Habilidades interpersonales
- Precisión en la catalogación de grandes volúmenes de documentos con errores mínimos
- Discreción ante documentos confidenciales de dirección o recursos humanos
- Organización personal para atender solicitudes simultáneas de varios departamentos
- Comunicación clara al explicar procedimientos de archivo a usuarios no especializados
- Rigor en el cumplimiento de plazos legales de conservación y destrucción documental
Misiones
- Registrar y catalogar documentos entrantes y salientes en el sistema de gestión documental corporativo
- Clasificar expedientes físicos y digitales según el plan de clasificación vigente
- Controlar las versiones de documentos técnicos, contractuales y reglamentarios con registro de modificaciones
- Responder a solicitudes internas de consulta y préstamo de documentos en plazos inferiores a 24 horas
- Eliminar fondos documentales obsoletos conforme al calendario de conservación aprobado
- Digitalizar documentos en papel mediante escáneres de alta resolución y aplicar OCR para indexación
- Actualizar los metadatos de los documentos en la base de datos para optimizar la recuperación de información
- Redactar procedimientos de archivo y fichas de instrucción para los usuarios internos
- Realizar auditorías periódicas del fondo documental para detectar inconsistencias o pérdidas
- Coordinar con proveedores externos de archivo físico la transferencia y destrucción certificada de documentos
Entornos de trabajo
Los entornos de trabajo pueden variar:
Administraciones públicas y organismos gubernamentales
Despachos de abogados y notarías
Hospitales y centros de salud con archivo clínico
Empresas industriales con documentación técnica y reglamentaria
Universidades y centros de investigación
Empresas de consultoría y auditoría
Compañías aseguradoras y entidades financieras
Posibles evoluciones
- Evolucionar hacia responsable de archivo y documentación
- Convertirse en gestor de la información corporativa
- Desarrollarse como técnico en gestión de contenidos digitales
- Asumir el rol de coordinador de calidad documental
- Trabajar como archivista en instituciones patrimoniales o culturales
Perfil buscado
Meticulosidad en la clasificación y verificación de documentos
Autonomía en la gestión del fondo documental cotidiano
Capacidad de adaptación a sistemas informáticos documentales variados
Sentido de la confidencialidad ante información sensible
¿Cómo ser Secretario de documentación?
