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Secretario administrativo
Gestión documental, coordinación de agendas y soporte administrativo en entornos profesionales exigentes
7 000 – 16 000 HNL ($)
Salario / año
Educación secundaria completa o educación técnica
Nivel de formación
00
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
About
El secretario administrativo organiza y centraliza el flujo de información dentro de una estructura pública o privada. Redacta correspondencia oficial, gestiona archivos físicos y digitales mediante herramientas como Microsoft Office, Google Workspace o logiciales ERP, y coordina las agendas de dirección. Interlocutor cotidiano de proveedores, clientes y equipos internos, filtra las solicitudes entrantes, prepara reuniones y elabora actas. Trabaja bajo supervisión directa de un responsable jerárquico o de manera autónoma en estructuras de tamaño reducido.
Habilidades
Habilidades técnicas
- Dominio de Microsoft Office Suite, especialmente Word, Excel y PowerPoint
- Experiencia con Google Workspace, incluyendo Docs y Sheets
- Gestión de archivos electrónicos y sistemas GED para eficiencia documental
- Conocimiento en software ERP administrativo como SAP y Sage
- Redacción administrativa y ortografía profesional de alto nivel
- Manejo de centralitas telefónicas y equipos multifunción con eficacia
- Conocimiento de normas de confidencialidad y RGPD para protección de datos
- Elaboración de tablas de seguimiento y cuadros de mando en Excel
Habilidades interpersonales
- Demuestra discreción ante información confidencial de dirección
- Organiza múltiples tareas con plazos distintos y cambiantes
- Comunicación clara y adaptada con interlocutores de distinto nivel
- Anticipa necesidades ante imprevistos o ausencias del responsable
- Gestiona el estrés en períodos de alta carga documental o cierre de ejercicio
Misiones
- Redactar y gestionar la correspondencia administrativa entrante y saliente con tiempos de respuesta óptimos
- Organizar y actualizar las agendas de directivos mediante herramientas de planificación como Outlook o Google Calendar
- Preparar y distribuir los documentos de reunión, actas e informes respetando los plazos establecidos
- Clasificar, archivar y digitalizar expedientes físicos, asegurando el cumplimiento de normas de confidencialidad
- Gestionar llamadas telefónicas entrantes, filtrando y redirigiendo solicitudes a los interlocutores adecuados
- Supervisar el stock de material de oficina y realizar pedidos cuando los umbrales mínimos son alcanzados
- Elaborar tablas de seguimiento de actividad, indicadores de gestión y reportes periódicos en Excel
- Coordinar la logística de desplazamientos profesionales: reservas de transporte, alojamiento y gestión de notas de gastos
- Actualizar las bases de datos de contactos, proveedores y clientes en el sistema de información interno
- Revisar y corregir documentos antes de su difusión, garantizando la conformidad con los estándares de organización
Entornos de trabajo
Los entornos de trabajo pueden variar:
Administración pública y colectividades territoriales para gestión eficiente
Despachos de abogados y notarías con enfoque en precisión documental
Clínicas, hospitales y centros de salud para apoyo administrativo crucial
Pymes industriales y comerciales con dinamismo y adaptabilidad
Asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro, impulsando la misión social
Departamentos de recursos humanos en grandes empresas para soporte estratégico
Organismos educativos y centros de formación para desarrollo profesional
Posibles evoluciones
- Evolucionar hacia asistente de dirección con responsabilidad sobre un ejecutivo senior
- Convertirse en responsable administrativo de un departamento o filial
- Ofrecer servicios como oficinista de recursos humanos con gestión de contratos y nóminas
- Actuar como coordinador administrativo de proyectos en estructuras en crecimiento
- Desempeñar el rol de jefe de administración y finanzas en pymes tras formación complementaria
Perfil buscado
Rigurosidad documental y atención al detalle en todas las tareas
Autonomía en la organización del trabajo diario para mayor eficiencia
Capacidad de adaptación a procedimientos internos que varían
Sentido del servicio hacia los equipos internos y externos
Proactividad en la resolución de problemas administrativos
¿Cómo ser Secretario administrativo?
