Veranstaltungsadministrator
Veranstaltungsadministrator – organisatorische und finanzielle Steuerung von Kulturproduktionen im Bühnen- und Festivalbereich
About
Veranstaltungsadministrator übernimmt die administrative, rechtliche und finanzielle Verwaltung von Theater-, Musik- oder Festivalproduktionen. Er arbeitet mit Buchhaltungssoftware wie SAGE oder CIEL, erstellt Budgets, Verträge und Fördermittelanträge. Ansprechpartner sind Künstler, Techniker, Fördergeber, Sozialversicherungsträger sowie öffentliche Auftraggeber. Er koordiniert alle Verwaltungsprozesse von der Produktionsvorbereitung bis zur Abrechnung und sorgt für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften im Kulturbereich, insbesondere der Sonderregelung für Intermittents du spectacle.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Erfahrung in Budgetverwaltung und Finanzcontrolling
- Kompetenz in Lohnbuchhaltung mit SAGE Paie
- Kenntnis des Arbeitsrechts im Kulturbereich
- Erstellung und Abrechnung von Förderanträgen
- Verständnis des Vertragsrechts für Koproduktionen
- Fähigkeit zur Kassenführung und Buchführung
- Expertise in Microsoft Excel und Google Sheets für Analysen
- Vertrautheit mit Verwaltungsstrukturen im Kultursektor
Soft Skills
- Präzises und strukturiertes Arbeiten unter Termindruck
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Finanzdaten
- Starke Kommunikationsfähigkeit gegenüber Partnern
- Eigenverantwortliches Priorisieren mehrerer Projekte
- Lösungsorientiertes Handeln bei regulatorischen Änderungen
Aufgaben
- Entwicklung und Überwachung des Produktionsbudgets mit monatlichem Soll-Ist-Vergleich
- Erstellung und Verwaltung von Künstler- und Technikverträgen gemäß Tarifrecht
- Antragstellung und Abrechnung von öffentlichen Fördermitteln bei Kommunen und Behörden
- Vorbereitung der Lohnbuchhaltung für Intermittents und Festangestellte mit SAGE Paie
- Koordination der Versicherungsabschlüsse für Veranstaltungen und Equipments
- Erstellung von Gastspielerträgen und Koproduktionsverträgen mit Partnern
- Abwicklung der Kassenführung und Erstellung von Berichten nach jeder Veranstaltung
- Kommunikation mit Steuerbehörden, URSSAF und Sozialversicherungsträgern bei Prüfungen
- Pflege der Verwaltungsdokumente in einem digitalen Archivierungssystem
- Vorbereitung der Jahresabschlussunterlagen in Zusammenarbeit mit Steuerberatern
- Analyse der Einnahmenstruktur (Kartenverkauf, Subventionen) mit Excel-Dashboards
- Erstellung von Förderberichten mit quantitativen Leistungsindikatoren
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
Karrierewege
- Aufstieg zum Produktionsleiter für größere Bühnen oder Festivals
- Position als Verwaltungsdirektor einer Kulturinstitution
- Berater für Kulturförderung und Finanzplanung
- Dozent für Kulturmanagement an Hochschulen
- Projektmanager in einer Kulturagentur oder -behörde
