Stabschef
Koordination strategischer Prozesse auf höchster Führungsebene – operatives Bindeglied zwischen Direktion und Organisationseinheiten
About
Der Stabschef arbeitet direkt an der Seite der Geschäftsführung oder eines Ministers und koordiniert die täglichen Abläufe auf Leitungsebene. Mit Projektmanagement-Tools wie Asana, SharePoint oder institutionellen Informationssystemen strukturiert er Entscheidungsprozesse, bereitet Sitzungen vor und steuert interne Kommunikationsflüsse. Er steht im Austausch mit Abteilungsleiterinnen, externen Partnern, politischen Entscheidungsträgern sowie Verwaltungseinheiten. Ziel ist die reibungslose Umsetzung strategischer Prioritäten durch strukturierte Koordination und klare Kommunikation.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Erfahrung im strategischen Projektmanagement und Umsetzung
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen und prägnanten Briefings
- Institutionelle Kommunikation und Redenschreiben
- Effizientes Dokumentenmanagement (SharePoint, GED-Systeme)
- Kompetenz in Budget- und Ressourcenplanung
- Kenntnis verwaltungs- und organisationsrechtlicher Grundlagen
- Fähigkeit zur Datenanalyse und Erstellung von Reports (Excel, PowerBI)
- Interinstitutionelle Koordination und Zusammenarbeit
Soft Skills
- Strukturiertes und präzises Arbeiten unter Zeitdruck
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit auf allen Hierarchieebenen
- Eigeninitiative bei der Antizipation von Bedarfen der Führung
- Diplomatisches Geschick in komplexen Abstimmungsprozessen
Aufgaben
- Koordiniert Kabinettssitzungen und erstellt Protokolle mit klaren Folgemaßnahmen
- Bereitet Briefings, Reden und Entscheidungsvorlagen für die Direktion vor
- Steuert den Informationsfluss zwischen Führungsebene und nachgeordneten Einheiten
- Verfolgt strategische Projekte und überprüft Fristen anhand von Meilensteinplänen
- Analysiert eingehende Anfragen und priorisiert diese nach Dringlichkeit und Relevanz
- Vertritt die Direktion in internen Abstimmungsrunden mit Abteilungsverantwortlichen
- Pflegt das Dokumentenmanagementsystem und sichert Aktualität sensibler Unterlagen
- Organisiert externe Veranstaltungen, Delegationsbesuche und offizielle Termine
- Beobachtet das politische und institutionelle Umfeld und erstattet der Führung regelmäßig Bericht
- Formuliert interne Richtlinien und trägt zu deren Diffusion an alle Ebenen bei
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
Karrierewege
- Aufstieg zum Generalsekretär einer Behörde oder eines Unternehmens
- Rolle als politischer Berater oder Strategieberater
- Position als Direktor für öffentliche Angelegenheiten
- Verwaltungsdirektor in einer internationalen Organisation
- Leitung einer Stabsstelle oder eines Think Tanks
