Multifunktionale(r) Sekretär(in)
Organisationstalent mit breitem Aufgabenspektrum in Verwaltung, Kommunikation und Büromanagement
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Multifunktionale(r) Sekretär(in) übernimmt vielfältige administrative Aufgaben in Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen.
Mit Tools wie MS Office, ERP-Systemen und Kommunikationsplattformen koordiniert diese Person Termine, bearbeitet Korrespondenz und unterstützt Führungskräfte sowie Teams. Als zentrale Anlaufstelle im Büroalltag steht sie im Austausch mit internen Abteilungen, externen Dienstleistern, Kunden und Behörden. Die Tätigkeit erfordert ein breites Kompetenzspektrum von der Buchhaltungsunterstützung bis zur Personaladministration und eignet sich für Personen mit ausgeprägtem Organisationstalent.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Fundierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit ERP-Systemen wie SAP oder DATEV
- Kompetenz im Dokumentenmanagement und Archivierung
- Vertrautheit mit HR-Software für Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
- Effiziente digitale Archivierung und Ablagestruktur
- Sicherheit in der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter
- Grundkenntnisse in Buchhaltung zur Unterstützung der Finanzabteilung
Soziale Kompetenzen
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit zur Priorisierung von Aufgaben
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Starke Kommunikationsfähigkeiten gegenüber verschiedenen Ansprechpartnern
- Selbstständige Priorisierung konkurrierender Aufgaben
- Hohe Anpassungsfähigkeit an wechselnde Anforderungen
Aufgaben
- Bearbeiten eingehender und ausgehender Korrespondenz per E-Mail und Post innerhalb von 24 Stunden
- Koordinieren von Terminen und Besprechungsräumen für bis zu 10 Führungskräfte mit Outlook-Kalender
- Erfassen und Pflegen von Stammdaten in ERP-Systemen mit einer Fehlerquote unter 1 %
- Erstellen von Präsentationen, Berichten und Protokollen mit MS PowerPoint und Word
- Verwalten von Büromaterialbeständen und Beauftragen von Nachbestellungen bei Unterschreitung definierter Mindestmengen
- Empfangen und Betreuen von Besuchern sowie Weiterleiten an zuständige Ansprechpersonen
- Unterstützen der Buchhaltung beim Erfassen von Eingangsrechnungen und Vorbereiten von Zahlungsläufen
- Pflegen von Ablagesystemen und digitalen Dokumentenarchiven gemäß internen Compliance-Vorgaben
- Organisieren von Dienstreisen inklusive Reisekostenabrechnung für bis zu 15 Mitarbeitende monatlich
- Bearbeiten von Personaladministrationsaufgaben wie Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung in HR-Software
- Abwickeln von Telefongesprächen auf Deutsch und ggf. Englisch mit Weiterleitung an Fachabteilungen
Arbeitsumgebungen
- KMU verschiedener Branchen, die eine dynamische Arbeitsumgebung bieten
- Öffentliche Verwaltung und Behörden mit strukturierten Prozessen
- Gesundheits- und Sozialeinrichtungen, die ein unterstützendes Umfeld schaffen
- Rechts- und Steuerberatungskanzleien mit Fokus auf Präzision und Detail
- Industrieunternehmen mit innovativen Produktionsmethoden
- Bildungseinrichtungen, die Wissen und Entwicklung fördern
Karrierewege
- Aufstieg zum Office Manager zur Leitung des Bürobetriebs
- Assistenz der Geschäftsführung für strategische Unterstützung
- Entwicklung zum HR-Administrator für personelle Aufgaben
- Übernahme der Projektassistenz zur Unterstützung von Projekten
- Fortschritt zur Teamleitung Administration für Führungsverantwortung
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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