Dokumentationsreferent
Dokumentationsreferent – Informationsquellen strukturieren, analysieren und für Entscheidungsprozesse nutzbar machen
Tendenz in den meisten Ländern. Die Werte Ihres Landes finden Sie unter „Gehälter, Ausbildung, Arbeitsmarkt“.
Über den Beruf
Der Dokumentationsreferent arbeitet in Bibliotheken, Forschungseinrichtungen, Behörden oder Unternehmen und verantwortet die systematische Erfassung, Klassifikation und Bereitstellung von Informationsressourcen.
Mit Werkzeugen wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Datenbanken und Metadatenstandards unterstützt er Forscher, Führungskräfte und Fachabteilungen bei der gezielten Informationsversorgung. Er arbeitet eng mit IT-Abteilungen, Archiven und externen Dienstleistern zusammen, um Wissensbestände aktuell, auffindbar und rechtssicher zu halten.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen wie Alfresco und SharePoint
- Effiziente Datenbankrecherche in JSTOR und Web of Science
- Vertrautheit mit Klassifikationssystemen und Thesauri wie DDC und RSWK
- Anwendung von Metadatenstandards wie Dublin Core und MARC 21
- Kenntnisse in XML und strukturierten Datenformaten
- Kompetenz in Literaturverwaltungssoftware wie Zotero und Citavi
- Verständnis für Urheberrecht und Informationsrecht
Soziale Kompetenzen
- Analytisches Denkvermögen bei der Verarbeitung komplexer Informationen
- Präzision und Sorgfalt bei der Erschließung von Dokumenten
- Strukturiertes Arbeiten unter Einhaltung von Fristen
- Effektive Kommunikationsfähigkeit gegenüber unterschiedlichen Fachbereichen
- Eigeninitiative bei der Weiterentwicklung von Informationsprozessen
Aufgaben
- Recherchieren und auswerten themenspezifischer Quellen in nationalen und internationalen Datenbanken
- Dokumente nach anerkannten Thesauri und Klassifikationssystemen wie DDC und RSWK klassifizieren und indexieren
- Pflegen und aktualisieren des Dokumentenmanagementsystems mit einer Aktualitätsrate von über 95 %
- Erstellen strukturierter Literaturdossiers und Informationszusammenfassungen für interne Auftraggeber
- Analysieren von Informationsbedarfen der Fachbereiche und Ableiten gezielter Recherchestrategien
- Koordinieren von Dokumentenworkflows zwischen Fachabteilungen, Archiv und externen Lieferanten
- Bewerten die Qualität und Relevanz neuer Informationsquellen anhand definierter Auswahlkriterien
- Aufbauen und betreuen von Wissensdatenbanken mit kontrollierten Vokabularien und Metadatenstandards
- Schulungsdurchführung für Mitarbeitende zur Nutzung von Recherchewerkzeugen und Datenbankzugängen
- Kontrollieren der Einhaltung von Urheberrechts- und Datenschutzvorgaben im Dokumentenbestand
Arbeitsumgebungen
- Öffentliche Bibliotheken und spezialisierte Forschungsbibliotheken
- Bundesbehörden und Ministerien mit umfangreichen Dokumentationsanforderungen
- Forschungs- und Entwicklungsabteilungen in innovativen Unternehmen
- Nachrichtenagenturen und Medienhäuser mit hohem Informationsbedarf
- Anwaltskanzleien und Beratungsunternehmen, die auf präzise Recherchen angewiesen sind
- Universitäten und wissenschaftliche Institute für akademische Unterstützung
Karrierewege
- Aufstieg zur Leitung einer Dokumentationsabteilung oder Fachbibliothek
- Spezialisierung auf digitales Archivmanagement und Records Management
- Wechsel in das Knowledge Management auf strategischer Ebene
- Tätigkeiten als Information Broker oder freiberuflicher Rechercheur
- Aufbau von Data-Governance-Strukturen in großen Organisationen
Gesuchtes Profil
Häufige Fragen
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