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Dokumentalist
Strukturierung und Verwaltung von Wissensbeständen in komplexen Informationsumgebungen mit ausgeprägtem Ordnungssinn
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Über den Beruf
Der Dokumentalist erfasst, klassifiziert und erschließt Dokumente und Informationsbestände in Unternehmen, Behörden, Bibliotheken oder Forschungseinrichtungen.
Er arbeitet mit Dokumentenmanagementsystemen wie Alfresco, OpenText oder SharePoint und nutzt Klassifikationsschemata wie Dewey oder ISKO. Er steht in engem Austausch mit Fachabteilungen, Archivaren, IT-Teams und Endnutzern. Ziel ist es, Informationen schnell auffindbar, strukturiert und nutzbar bereitzustellen.
Kompetenzen
Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen wie Alfresco und SharePoint
- Kenntnisse in Klassifikationssystemen wie Dewey und ISKO
- Fähigkeit zur Datenbankrecherche in WISO und Factiva
- Vertrautheit mit Metadatenstandards wie Dublin Core und MARC
- Kompetenz in der Nutzung von OCR-Software und Digitalisierungsworkflows
- Verständnis von Records Management und Archivierungsrichtlinien
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office und kollaborativen Tools
Soziale Kompetenzen
- Analytisches Denken bei der Strukturierung komplexer Informationsmengen
- Präzision und Sorgfalt bei der Metadatenpflege
- Starke Kommunikationsfähigkeiten gegenüber verschiedenen Fachbereichen
- Eigeninitiative bei der Optimierung von Ablagesystemen
- Belastbarkeit bei hohem Dokumentenaufkommen
Aufgaben
- Erfassen und Indexieren von Dokumenten in Managementsystemen nach definierten Metadatenstandards
- Klassifizieren von Inhalten nach internen Taxonomien oder normierten Klassifikationssystemen wie Dewey
- Durchführen von Recherchen in internen und externen Datenbanken zur Informationsversorgung von Fachabteilungen
- Erstellen von Berichten, Bibliografien und Informationsdossiers für bis zu 30 Anfragen monatlich
- Pflegen und Aktualisieren von Metadaten, Schlagwortlisten und Kontrollvokabular im zentralen Wissenssystem
- Umsetzen von Digitalisierungsprojekten für analoge Bestände mit Scanworkflows und OCR-Software
- Schulungen von Mitarbeitern im Umgang mit Recherchetools und internen Dokumentenportalen
- Qualitätsprüfung von Dokumenten auf Vollständigkeit, Aktualität und Konformität mit Archivierungsrichtlinien
- Mitgestaltung von Records-Management-Konzepten und Aufbewahrungsfristen gemäß gesetzlicher Vorgaben
- Koordinieren der Zusammenarbeit mit IT-Abteilungen bei der Weiterentwicklung von DMS-Lösungen
Arbeitsumgebungen
- Öffentliche Verwaltung und Behörden mit Fokus auf strukturiertes Informationsmanagement
- Forschungs- und Bildungseinrichtungen, die auf effiziente Dokumentation angewiesen sind
- Medienunternehmen und Verlage, die umfangreiche Inhaltsarchive verwalten
- Große Industrieunternehmen mit internem Wissensmanagement zur Optimierung von Prozessen
- Bibliotheken und Archive, die auf präzise Klassifikation und Indexierung setzen
- Rechts- und Beratungsunternehmen, die auf zuverlässige Informationsquellen angewiesen sind
Karrierewege
- Aufstieg zum Knowledge Manager mit Verantwortung für unternehmensweite Wissenssysteme
- Entwicklung zum Records Manager mit Schwerpunkt auf Compliance und Archivrecht
- Position als Data Steward im Bereich Datenqualität und Metadatengovernance
- Rolle als Informationsarchitekt für digitale Dokumentationsplattformen
- Leitung von Digitalisierungs- und DMS-Einführungsprojekten
Gesuchtes Profil
Strukturiertes und methodisches ArbeitenTechnisches Verständnis für DMS-SystemeHohe Genauigkeit bei Klassifikation und IndexierungServiceorientierung gegenüber InformationsnutzernSelbstständigkeit und klare Kommunikation mit internen Ansprechpartnern
Häufige Fragen
Wie werde ich Dokumentalist?
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