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Assistenz der Geschäftsführung KMU
Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung in kleinen und mittleren Unternehmen mit breitem Aufgabenspektrum
45 000 – 85 000 CHF (CHF)
Gehalt / Jahr
Upper secondary education or higher
Bildungsniveau
00
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 months
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 months
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
About
Die Assistenz der Geschäftsführung KMU übernimmt administrative, organisatorische und kaufmännische Aufgaben direkt im Auftrag der Unternehmensleitung. In einem mittelständischen Umfeld mit flachen Hierarchien arbeitet diese Position mit Office-Paketen, ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware. Ansprechpartner sind Geschäftsführer, Buchhaltung, Vertrieb, externe Dienstleister sowie Kunden. Der Aufgabenbereich reicht von der Terminkoordination über das Dokumentenmanagement bis hin zur Unterstützung bei betriebswirtschaftlichen Auswertungen.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Erfahrung mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
- Vertrautheit mit ERP-Systemen wie DATEV und SAP Business One
- Kompetenz in der CRM-Software Nutzung, z.B. Salesforce
- Effizientes Dokumentenmanagement und digitale Ablagesysteme
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und BWA-Auswertung
- Fähigkeit zur Protokollführung und Berichtserstellung
- Englischkenntnisse für den Geschäftsschriftverkehr
Soft Skills
- Eigenständiges Priorisieren konkurrierender Aufgaben
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen
- Strukturiertes und präzises Arbeiten unter Zeitdruck
- Kommunikationsstärke gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
- Flexibilität bei wechselnden Anforderungen im Tagesgeschäft
Aufgaben
- Koordinieren von Terminen, Reisen und Meetings der Geschäftsführung mithilfe digitaler Kalendertools
- Berichte, Präsentationen und Protokolle mit MS PowerPoint und Word für wöchentliche Führungsgespräche aufbereiten
- Bearbeiten des eingehenden und ausgehenden Schriftverkehrs in Deutsch und ggf. Englisch mit Rücklaufquoten unter 48 Stunden
- Verwalten von Rechnungen, Belegen und vorbereitenden Buchhaltungsunterlagen im ERP-System
- Budgets und Kostenstellen anhand monatlicher BWA-Auswertungen monitoren
- Stammdaten, Vertragsunterlagen und interne Datenbanken mit Aktualitätsrate über 95 % pflegen
- Organisieren von Firmenveranstaltungen, Schulungen und Geschäftsreisen mit vollständiger Budgetkontrolle
- Kommunizieren mit externen Partnern, Lieferanten und Behörden zur Klärung administrativer Vorgänge
- Erstellen und Nachverfolgen von Angeboten und Aufträgen im CRM-System mit Wiedervorlagequote unter 3 Werktagen
- Unterstützen des Personalwesens bei Bewerbermanagement, Onboarding-Unterlagen und Zeiterfassung
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
KMU mit 10 bis 250 Mitarbeitenden, dynamische Arbeitsatmosphäre
Industrie- und Handwerksbetriebe mit technischem Fokus
Dienstleistungsunternehmen, insbesondere in Beratung, Handel und Logistik
Familiengeführte Unternehmen mit traditionellen Werten
Mittelständische Produktionsbetriebe, die innovativ arbeiten
Büroumgebung mit direktem Kontakt zur Geschäftsleitung
Karrierewege
- Aufstieg zum Office Manager in einem wachsenden Unternehmen
- Kaufmännische Leitung oder Prokurist nach mehrjähriger Erfahrung
- Entwicklung zum HR-Generalist mit erweiterter Personalverantwortung
- Projektmanager für interne Organisationsprojekte
- Selbstständigkeit als externe Unternehmensassistenz
Gesuchtes Profil
Organisationstalent mit hoher Eigenverantwortung
Diskreter Umgang mit sensiblen Geschäftsdaten
Kommunikationssicher in Wort und Schrift
Lösungsorientiertes Handeln bei unvorhergesehenen Situationen
Strukturiertes Arbeiten mit einem Fokus auf Präzision
Wie werde ich Assistenz der Geschäftsführung KMU?
