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Administrative/r Verwaltungsassistent
Koordination administrativer Abläufe in öffentlichen und privaten Organisationen mit präziser Aktenführung und Berichterstattung
45 000 – 85 000 CHF (CHF)
Gehalt / Jahr
Secondary education or vocational training
Bildungsniveau
00
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 months
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 months
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
About
Verwaltungsassistent/in unterstützt Führungskräfte und Teams in der täglichen administrativen Arbeit innerhalb von Behörden, Unternehmen oder gemeinnützigen Organisationen. Die Person bearbeitet Korrespondenz, pflegt Datenbanken, erstellt Berichte und koordiniert interne Abläufe mithilfe von Tools wie Microsoft Office, SAP oder spezifischer Verwaltungssoftware. Sie steht im direkten Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen, Vorgesetzten, externen Partnern sowie Bürgerinnen und Bürgern.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Kompetenz in der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Erfahrung mit ERP-Systemen wie SAP und Oracle
- Kenntnisse in Dokumentenmanagement-Software wie SharePoint und DMS
- Fähigkeit zur digitalen Aktenführung und Archivierung
- Routine in der Datenbankpflege und Dateneingabe
- Vertrautheit mit Bürokommunikationssystemen und Telefonanlagen
- Grundkenntnisse im Buchhaltungs- und Rechnungswesen
Soft Skills
- Strukturierte und präzise Arbeitsweise
- Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit bei der Einhaltung von Fristen
- Teamorientierung und kooperatives Verhalten
Aufgaben
- Bearbeitung eingehender und ausgehender Korrespondenz mit Outlook und Dokumentenmanagement-Software innerhalb vereinbarter Fristen
- Pflege und Aktualisierung von Stammdaten in Datenbankverwaltungssystemen mit einer Fehlerquote unter 1%
- Erstellung von Berichten, Protokollen und Präsentationen mit Microsoft Office für die Geschäftsleitung
- Koordination von Terminkalendern, Besprechungen und Dienstreisen für bis zu 5 Führungskräfte gleichzeitig
- Verwaltung des Posteingangs und Weiterleitung von Anfragen an zuständige Abteilungen innerhalb von 24 Stunden
- Organisation und Archivierung physischer und digitaler Akten gemäß internen Ablage- und Datenschutzrichtlinien
- Bearbeitung von Rechnungen, Bestellanforderungen und Kostenerstattungen über ERP-Systeme wie SAP oder Oracle
- Kontrolle des Büromaterialbestands und Auslösen von Nachbestellungen bei Unterschreitung definierter Mindestmengen
- Unterstützung der Personalabteilung bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen, Zeiterfassungsdaten und Onboarding-Unterlagen
- Beantwortung telefonischer und schriftlicher Anfragen von internen und externen Ansprechpartnern auf Deutsch und ggf. Englisch
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
Öffentliche Verwaltung und Behörden bieten eine stabile Arbeitsumgebung
Mittelständische Unternehmen mit vielfältigen administrativen Aufgaben
Krankenhäuser und Gesundheitseinrichtungen, in denen Präzision gefragt ist
Bildungseinrichtungen und Universitäten für eine dynamische Arbeitsatmosphäre
Gemeinnützige Organisationen und Verbände fokussieren sich auf sozialen Nutzen
Konzerne mit zentralen Verwaltungsabteilungen für strukturierte Prozesse
Karrierewege
- Aufstieg zur Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter in spezialisierten Fachabteilungen
- Möglichkeit zur Teamassistenz oder Assistenz der Geschäftsleitung
- Weiterentwicklung zum Office Manager / Office Managerin
- Position als Referentin / Referent in der öffentlichen Verwaltung
- Rolle als Projektkoordinatorin / Projektkoordinator
Gesuchtes Profil
Organisationstalent mit nachweisbarer Terminzuverlässigkeit
Sorgfalt bei der Dokumentenbearbeitung und Datenpflege
Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
Anpassungsfähigkeit an verschiedene Softwareumgebungen
Hohe Genauigkeit im Umgang mit Daten und Dokumenten
Wie werde ich Administrative/r Verwaltungsassistent?
