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Receptionist
Primo punto di contatto aziendale: gestione accoglienza, flussi visitatori e comunicazioni multicanale
12 000 – 30 000 ITL ($)
Stipendio / anno
Diploma di scuola superiore
Livello formazione
00
Automazione
Medio
Difficoltà
Stabile
Occupabilità
3-6 mesi
Tensione del mercato
Moderata
Mobilità
Raro
Automazione
Medio
Difficoltà
Stabile
Occupabilità
3-6 mesi
Tensione del mercato
Moderata
Mobilità
Raro
About
Il receptionist opera come primo interlocutore fisico e telefonico dell'organizzazione, gestendo l'accoglienza di visitatori, clienti e fornitori in ambienti aziendali, alberghieri o istituzionali. Utilizza centralini telefonici, software di gestione presenze, suite Office e strumenti di prenotazione sale. Coordina i flussi di ingresso e uscita, smista corrispondenza fisica e digitale, gestisce badge e accessi, e supporta i team interni con attività amministrative di front-office, mantenendo standard di riservatezza e precisione operativa costanti.
Competenze
Competenze tecniche
- Gestione centralino telefonico analogico e VoIP
- Utilizzo avanzato della suite Microsoft Office
- Software di gestione accessi e badge
- Piattaforme di prenotazione sale e calendari condivisi
- Protocollazione e archiviazione documentale
- Strumenti di videoconferenza come Teams e Zoom
- Gestione database contatti e CRM base
Competenze interpersonali
- Comunicazione verbale chiara e adattabile all'interlocutore
- Gestione simultanea di più richieste sotto pressione
- Discrezione nel trattamento di informazioni riservate
- Puntualità e affidabilità operativa
- Orientamento alla risoluzione rapida dei problemi
Compiti
- Accogliere visitatori, clienti e fornitori registrando i dati su software dedicato entro 2 minuti dall'arrivo
- Gestire il centralino telefonico smistando chiamate verso i reparti competenti con tasso di errore inferiore al 2%
- Emettere badge di accesso temporanei e monitorare i registri presenze aggiornando il database in tempo reale
- Coordinare le prenotazioni delle sale riunioni tramite calendario condiviso garantendo zero sovrapposizioni settimanali
- Ricevere, protocollare e distribuire corrispondenza cartacea e pacchi secondo le procedure interne
- Gestire la casella email generale rispondendo o reindirizzando ogni messaggio entro 4 ore lavorative
- Aggiornare il registro dei fornitori e dei contatti istituzionali mantenendo accuratezza al 100% dei dati
- Supportare l'organizzazione di trasferte prenotando trasporti e alloggi su piattaforme aziendali autorizzate
- Monitorare le scorte di materiale di consumo front-office attivando ordini di riapprovvigionamento a soglia minima
- Redigere report settimanali sui flussi di accesso e sulle chiamate ricevute per la direzione amministrativa
Ambienti di lavoro
Gli ambienti di lavoro possono variare:
Sede aziendale corporate con flussi costanti di visitatori
Struttura alberghiera o resort di lusso
Ente pubblico o istituzione con alto numero di utenti
Studio professionale (legale, medico, notarile) con esigenze specifiche
Centro congressi o fieristico con eventi periodici
Polo universitario o scolastico con elevato afflusso
Clinica o struttura sanitaria privata con pazienti e personale
Possibili evoluzioni
- Crescita verso il ruolo di assistente di direzione
- Possibilità di diventare coordinatore amministrativo
- Evoluzione a office manager per gestione completa dell'ufficio
- Ruolo di responsabile servizi generali per coordinare le risorse
- Sviluppo come assistente risorse umane
Profilo ricercato
Precisione nella gestione documentale
Adattabilità ai ritmi variabili della giornata lavorativa
Capacità di rappresentare l'immagine aziendale con coerenza
Proattività nell'anticipare le esigenze degli interlocutori
Come diventare Receptionist?
