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Administrative Secretary
Coordinamento amministrativo, gestione documentale e supporto organizzativo in contesti strutturati ad alto volume di attività
12 000 – 30 000 ITL ($)
Stipendio / anno
Diploma di scuola superiore
Livello formazione
00
Automazione
Medio
Difficoltà
Stabile
Occupabilità
6-12 mesi
Tensione del mercato
Moderata
Mobilità
Raro
Automazione
Medio
Difficoltà
Stabile
Occupabilità
6-12 mesi
Tensione del mercato
Moderata
Mobilità
Raro
About
Il segretario amministrativo opera all'interno di uffici pubblici, aziende private o enti non profit, gestendo flussi documentali, corrispondenza e agende. Utilizza suite Office, software di gestione documentale e strumenti di archiviazione elettronica. Interagisce quotidianamente con dirigenti, colleghi di reparto, fornitori e interlocutori esterni, filtrando le comunicazioni e coordinando le priorità operative per mantenere l'efficienza dei processi interni.
Competenze
Competenze tecniche
- Padronanza della Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Competenza in software di gestione documentale come DocuWare e Alfresco
- Utilizzo di strumenti di agenda condivisa come Google Calendar
- Tecniche avanzate di archiviazione fisica e digitale
- Esperienza nella redazione di verbali e documenti ufficiali
- Gestione di database e registri amministrativi
- Conoscenza delle procedure interne amministrative
- Capacità di elaborare report e presentazioni efficaci
Competenze interpersonali
- Riservatezza nella gestione di informazioni sensibili
- Organizzazione rigorosa delle priorità in contesti multitasking
- Comunicazione scritta e orale precisa e professionale
- Autonomia operativa nella gestione delle scadenze
- Adattabilità a cambiamenti di priorità e procedure
Compiti
- Redigere e formattare documenti ufficiali, note interne e verbali di riunione utilizzando modelli aziendali
- Gestire l'agenda del responsabile pianificando appuntamenti, riunioni e trasferte senza conflitti
- Archiviare e classificare documenti cartacei e digitali seguendo il piano di classificazione aggiornato trimestralmente
- Filtrare le chiamate in entrata e smistare la corrispondenza verso i servizi competenti entro 24 ore
- Preparare dossier amministrativi completi per riunioni di comitato, consiglio e audit interni
- Aggiornare database e registri interni con dati aggiornati, garantendo un tasso di errore inferiore all'1%
- Coordinare ordini di forniture d'ufficio monitorando il budget mensile e segnalando scostamenti superiori al 5%
- Supportare l'onboarding amministrativo predisponendo contratti, badge e accessi informatici
- Redigere report periodici sull'attività di segreteria con indicatori di volume e tempi di risposta
- Gestire prenotazioni di sale riunioni e attrezzature ottimizzando l'uso degli spazi disponibili
Ambienti di lavoro
Gli ambienti di lavoro possono variare:
Pubblica amministrazione centrale e locale
Aziende private di medie e grandi dimensioni
Studi professionali (legali, notarili, commercialisti)
Enti non profit e associazioni
Istituti scolastici e universitari
Strutture sanitarie e ospedaliere
Possibili evoluzioni
- Avanzamento verso il ruolo di Assistente di direzione
- Possibilità di diventare Responsabile amministrativo
- Evoluzione verso la posizione di Office manager
- Promozione a Coordinatore di segreteria
- Crescita come Responsabile della gestione documentale
Profilo ricercato
Rigore metodologico e attenzione ai dettagli
Discrezione professionale nel trattamento delle informazioni
Eccellente capacità organizzativa e gestione del tempo
Reattività e prontezza operativa
Precisione nella documentazione e archiviazione
Come diventare Administrative Secretary?
