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Administrative Assistant
Coordinamento documentale e supporto operativo in ambienti strutturati ad alta intensità amministrativa
18 000 – 40 000 EUR (€)
Stipendio / anno
Diploma di scuola superiore
Livello formazione
00
Automazione
Medio
Difficoltà
Stabile
Occupabilità
6-12 mesi
Tensione del mercato
Media
Mobilità
Possibile
Automazione
Medio
Difficoltà
Stabile
Occupabilità
6-12 mesi
Tensione del mercato
Media
Mobilità
Possibile
About
L'assistente amministrativo opera all'interno di uffici pubblici, aziende private o strutture no-profit, gestendo flussi documentali, corrispondenza e agende. Utilizza suite office (Word, Excel, software gestionali ERP), strumenti di archiviazione digitale e piattaforme di comunicazione interna. Interagisce quotidianamente con colleghi, dirigenti, fornitori e clienti esterni, fungendo da punto di raccordo tra reparti e direzione per garantire la continuità operativa dell'ufficio.
Competenze
Competenze tecniche
- Utilizzo avanzato della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Esperienza con software gestionale ERP come SAP o Oracle
- Competenze in archiviazione digitale e gestione documentale
- Redazione di atti amministrativi e corrispondenza formale
- Gestione di agende e calendari condivisi
- Elaborazione di fogli di calcolo e reportistica
- Utilizzo di piattaforme di videoconferenza come Teams e Zoom
- Conoscenza della normativa sulla privacy e gestione dati GDPR
Competenze interpersonali
- Precisione nella gestione di dati e scadenze
- Capacità organizzativa in contesti multitasking
- Comunicazione scritta e orale chiara e formale
- Autonomia operativa nella gestione delle priorità
- Riservatezza nella trattazione di informazioni sensibili
Compiti
- Redigere lettere, circolari e report interni con modelli standardizzati mantenendo un tasso di errore inferiore al 2%
- Gestire l'agenda del responsabile coordinando fino a 15 appuntamenti settimanali tramite calendario condiviso
- Archiviare documenti cartacei e digitali secondo il piano di classificazione aziendale con un indice di reperibilità superiore al 95%
- Elaborare tabelle Excel per il monitoraggio delle spese di reparto con aggiornamento mensile
- Ricevere e smistare chiamate telefoniche e email entro 2 ore dalla ricezione
- Predisporre ordini di acquisto di cancelleria e materiale d'ufficio controllando stock settimanalmente
- Organizzare riunioni interne allestendo sale e preparando documentazione distribuita con almeno 24 ore di anticipo
- Redigere verbali di riunione e diffonderli ai partecipanti entro 48 ore dalla seduta
- Aggiornare database di contatti e fornitori verificando la correttezza dei dati con frequenza trimestrale
- Supportare l'onboarding di nuovi dipendenti predisponendo kit documentali e accessi informatici entro il primo giorno lavorativo
Ambienti di lavoro
Gli ambienti di lavoro possono variare:
Pubblica amministrazione con strutture complesse
Aziende private di medie e grandi dimensioni
Studi professionali (legali, contabili, medici) per servizi specializzati
Organizzazioni no-profit e fondazioni impegnate nel sociale
Enti di formazione e università per lo sviluppo accademico
Strutture sanitarie e ospedaliere per la gestione amministrativa
Possibili evoluzioni
- Evoluzione verso responsabile amministrativo per coordinare team
- Ruolo di office manager per ottimizzare le operazioni quotidiane
- Assistente di direzione con focus su comunicazione e logistica
- Coordinatore di progetto per gestire iniziative aziendali
- Responsabile back-office per migliorare l'efficienza operativa
Profilo ricercato
Approccio con rigore metodologico
Discrezione nella gestione professionale
Capacità di pianificazione strategica
Orientamento al dettaglio
Adattabilità in contesti organizzativi
Come diventare Administrative Assistant?
