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Secretaria
Profesional de la gestión administrativa, coordinación de agendas y comunicación interna en organizaciones multisectoriales
12 000 – 40 000 PAB ($)
Salario / año
Educación secundaria completa
Nivel de formación
00
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
About
La secretaria organiza y coordina las actividades administrativas de una dirección, departamento o equipo. Gestiona agendas complejas con herramientas como Outlook o Google Calendar, redacta correspondencia formal y actas de reuniones, clasifica y archiva documentos físicos y digitales, y filtra llamadas y correos entrantes. Trabaja en contacto directo con directivos, clientes, proveedores y otros departamentos, utilizando suites ofimáticas como Microsoft Office o LibreOffice. Vela por el buen funcionamiento de los flujos de información y contribuye a la coordinación interna de la estructura.
Habilidades
Habilidades técnicas
- Dominio de Microsoft Office, incluyendo Word, Excel, PowerPoint y Outlook
- Uso eficiente de Google Workspace como Gmail, Calendar y Drive
- Manejo de software de gestión documental como SharePoint o Alfresco
- Competencia en herramientas de videoconferencia como Teams o Zoom
- Redacción administrativa y ortografía profesional en español
- Gestión de bases de datos y hojas de cálculo Excel
- Sistemas de archivo físico y digital, incluyendo clasificación y nomenclatura
- Manejo de centralitas telefónicas y equipos de oficina
Habilidades interpersonales
- Discreción absoluta ante información confidencial de dirección y recursos humanos
- Organización simultánea de múltiples tareas con plazos concurrentes
- Comunicación clara y adaptada con interlocutores de distinto nivel jerárquico
- Anticipación de necesidades del directivo antes de que sean expresadas
- Adaptación rápida a cambios de agenda o prioridades de último momento
- Rigor en la verificación de datos antes de enviar documentación oficial
Misiones
- Gestionar agendas ejecutivas en Outlook, coordinando reuniones y desplazamientos para evitar conflictos de horario
- Redactar, corregir y enviar correspondencia oficial, informes y actas de reunión respetando los plazos establecidos
- Clasificar y archivar documentos, tanto físicos como digitales, garantizando trazabilidad y acceso rápido
- Atender y filtrar llamadas telefónicas y correos electrónicos, derivando solicitudes al interlocutor competente
- Preparar y organizar reuniones: reserva de salas, elaboración de órdenes del día y distribución de materiales a los participantes
- Realizar seguimiento de expedientes administrativos y actualizar bases de datos internas en Excel o software de gestión
- Gestionar pedidos de material de oficina y controlar stocks mediante hojas de seguimiento
- Coordinar viajes profesionales: reservas de transporte y alojamiento, elaboración de notas de gastos
- Recibir y orientar a visitantes, clientes y proveedores en recepción siguiendo el protocolo corporativo
- Elaborar presentaciones en PowerPoint para reuniones de dirección con datos actualizados
- Supervisar el cumplimiento de procedimientos administrativos internos y proponer mejoras de organización
Entornos de trabajo
Los entornos de trabajo pueden variar:
Empresas industriales y manufactureras con dirección general
Despachos de abogados, notarías y asesorías jurídicas
Hospitales, clínicas y centros de salud privados
Administraciones públicas y organismos municipales
Universidades, institutos y centros de formación profesional
Agencias de comunicación y consultoras de servicios
Asociaciones y fundaciones del tercer sector
Posibles evoluciones
- Asistente de dirección con responsabilidades de gestión de proyectos
- Responsable administrativo de departamento o sede regional
- Coordinadora de oficina con gestión de equipo administrativo
- Gestora de recursos humanos tras formación complementaria en RRHH
- Office manager en empresa de tamaño medio
- Técnica en gestión documental o archivística en entidad pública
Perfil buscado
Precisión en la redacción y presentación de documentos
Autonomía en la organización del trabajo diario
Capacidad de síntesis para producir informes claros y breves
Proactividad en la detección de disfunciones administrativas
Fiabilidad en el seguimiento de expedientes y compromisos adquiridos
¿Cómo ser Secretaria?
