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Rubricard

Clasificación documental y gestión de tarjetas de índice en sistemas de archivo físico y digital

500 – 1 800 CUP ($)
Salario / año
Educación técnica o universitaria
Nivel de formación
00
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
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About

El técnico en rubricado y tarjeteo organiza, codifica y mantiene sistemas de clasificación documental mediante tarjetas de índice, fichas técnicas y bases de datos. Trabaja con herramientas de archivo físico, software de gestión documental y sistemas de catalogación. Interactúa con departamentos administrativos, archiveros, responsables de documentación y auditores internos. Su trabajo garantiza la trazabilidad, recuperación rápida y coherencia de la información en entornos con grandes volúmenes documentales, aplicando normas de clasificación estandarizadas y protocolos de conservación.

Habilidades

Habilidades técnicas

  • Gestión de sistemas de clasificación documental
  • Manejo de software de gestión documental (OpenKM, Alfresco, SharePoint)
  • Conocimiento de normas ISO 15489 de gestión de registros
  • Catalogación y descripción archivística
  • Digitalización y tratamiento de documentos físicos
  • Elaboración de tesauros y tablas de retención documental
  • Manejo de bases de datos relacionales

Habilidades interpersonales

  • Atención al detalle y precisión sistemática
  • Capacidad de organización ante grandes volúmenes de información
  • Discreción en el manejo de documentos confidenciales
  • Rigor en el seguimiento de procedimientos normalizados
  • Comunicación clara con interlocutores no técnicos

Misiones

  • Diseñar sistemas de clasificación por rúbricas adaptados al volumen y tipología documental de cada departamento
  • Codificar documentos físicos y digitales siguiendo nomenclaturas internas y normas ISO de gestión documental
  • Crear y actualizar tarjetas de índice con datos precisos: referencia, fecha, autor, estado y ubicación
  • Auditar periódicamente los archivos para detectar duplicados, inconsistencias o registros obsoletos con tasa de error inferior al 2%
  • Integrar nuevos documentos en el sistema dentro de un plazo máximo de 48 horas tras su recepción
  • Formar a los usuarios internos en los procedimientos de consulta y devolución de expedientes
  • Elaborar informes mensuales de actividad documental con métricas de consulta, tiempo de recuperación y volumen archivado
  • Coordinar con el equipo de IT la migración de archivos físicos a plataformas digitales de gestión documental
  • Aplicar protocolos de conservación preventiva para documentos sensibles o de valor histórico
  • Gestionar las solicitudes de préstamo documental registrando fechas, usuarios y plazos de devolución

Entornos de trabajo

Los entornos de trabajo pueden variar:

Archivos administrativos de organismos públicos
Empresas con gestión documental intensiva
Despachos jurídicos y notarías
Centros hospitalarios y clínicas
Bibliotecas y centros de documentación
Entidades bancarias y aseguradoras
Instituciones educativas y universitarias

Posibles evoluciones

  • Evolucionar hacia responsable de archivo y documentación
  • Convertirse en gestor de contenidos digitales (Content Manager)
  • Desempeñar el rol de archivero institucional
  • Trabajar como consultor en gestión documental
  • Asumir la responsabilidad de cumplimiento normativo documental

Perfil buscado

Perfil metódico y estructurado
Experiencia en entornos de archivo intensivo
Dominio de herramientas de gestión documental
Capacidad de análisis y detección de errores
Adaptabilidad a normas y procedimientos cambiantes
¿Cómo ser Rubricard?

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