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Gerente de oficina
Coordinación operativa de una oficina: gestión administrativa, logística y soporte transversal a todos los equipos
3 500 – 8 500 GTQ ($)
Salario / año
Educación secundaria completa o educación técnica
Nivel de formación
00
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
Automatización
Medio
Dificultad
Estable
Empleabilidad
6-12 meses
Tensión del mercado
Moderada
Movilidad
Raro
About
El gerente de oficina organiza y supervisa el funcionamiento diario de las instalaciones de una empresa. Gestiona contratos con proveedores, controla el presupuesto administrativo y coordina los servicios generales. Utiliza herramientas como suites ofimáticas (Microsoft 365, Google Workspace), software de gestión de gastos y plataformas de comunicación interna. Interactúa con dirección, recursos humanos, finanzas, equipos operativos y proveedores externos. En empresas de tamaño medio y grande, puede supervisar a asistentes administrativos o recepcionistas.
Habilidades
Habilidades técnicas
- Manejo de Microsoft 365 (Excel, Outlook, Teams, SharePoint)
- Dominio de Google Workspace
- Uso de software de gestión de gastos (Spendesk, Expensify, N2F)
- Herramientas de gestión de proyectos (Notion, Trello, Asana)
- Gestión de contratos y proveedores
- Control presupuestario y reporting financiero básico
- Gestión de instalaciones y servicios generales
Habilidades interpersonales
- Organización y gestión simultánea de múltiples tareas
- Comunicación transversal con perfiles muy diversos
- Capacidad de anticipación y resolución proactiva de problemas
- Discreción y manejo de información confidencial
- Adaptabilidad ante cambios de prioridades imprevistos
Misiones
- Gestionar el calendario corporativo y coordinar agendas de dirección con herramientas como Outlook o Google Calendar, logrando una reducción del 30% en conflictos de programación
- Negociar y renovar contratos con proveedores de suministros, limpieza y mantenimiento, asegurando ahorros anuales documentados
- Controlar el presupuesto de gastos generales mediante hojas de seguimiento mensual, identificando desviaciones superiores al 5%
- Organizar eventos internos (reuniones, seminarios, onboarding), gestionando logística, catering y materiales para grupos de hasta 200 personas
- Supervisar el inventario de materiales de oficina y tramitar pedidos recurrentes en plataformas B2B, manteniendo un stock mínimo operativo
- Coordinar traslados de oficina o reformas, gestionando cronogramas y comunicaciones con contratistas externos
- Implementar y actualizar procedimientos administrativos internos documentados en wikis o manuales de operaciones
- Gestionar el sistema de accesos, tarjetas y llaves del personal, manteniendo registros actualizados al 100%
- Procesar notas de gastos y facturas administrativas en software contable, cumpliendo plazos de cierre mensual
- Actuar como interlocutor principal con el arrendador y gestionar incidencias de instalaciones en menos de 24 horas
Entornos de trabajo
Los entornos de trabajo pueden variar:
Startups y scale-ups en fase de crecimiento
Empresas medianas con estructura corporativa definida
Multinacionales con filiales locales
Despachos profesionales (legal, consultoría, arquitectura)
Organizaciones del tercer sector
Instituciones educativas privadas
Posibles evoluciones
- Office Manager Senior con gestión de equipo administrativo
- Responsable de Recursos Humanos (HR Operations)
- Responsable de Administración y Finanzas
- Chief of Staff
- Responsable de Facilities y Workplace Management
Perfil buscado
Polivalencia operativa y administrativa
Autonomía en la toma de decisiones rutinarias
Orientación al detalle y al cumplimiento de plazos
Capacidad de coordinación interdepartamental
¿Cómo ser Gerente de oficina?
