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Assistenz der Geschäftsleitung
Organisatorische Gesamtkoordination der Geschäftsleitung mit eigenverantwortlicher Steuerung administrativer und strategischer Abläufe
30 000 – 70 000 EUR (€)
Gehalt / Jahr
Fachhochschulreife oder Hochschulabschluss
Bildungsniveau
00
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
Automatisierung
Mittel
Schwierigkeit
Stabil
Beschäftigung
6-12 Monate
Marktanspannung
Mittel
Mobilität
Möglich
About
Assistenz der Geschäftsleitung übernimmt die umfassende administrative und organisatorische Betreuung der Führungsebene in Unternehmen aller Branchen und Größen. Mit Tools wie Microsoft 365, SAP oder CRM-Systemen koordiniert sie Termine, Reisen, Korrespondenz und interne Prozesse. Ansprechpartner sind Geschäftsführer, Vorstände, externe Partner sowie nationale und internationale Stakeholder. Die Position erfordert ein hohes Maß an Diskretion, strukturiertes Arbeiten unter Zeitdruck und souveränes Auftreten in einem anspruchsvollen Unternehmensumfeld.
Kompetenzen
Technische Kompetenzen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams)
- Erfahrung mit SAP und ERP-Systemen zur Prozessoptimierung
- Versiert im Umgang mit CRM-Systemen wie Salesforce
- Kompetenz in Dokumentenmanagementsystemen wie SharePoint
- Effiziente Nutzung von Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello
- Erfahrung mit Reisebuchungsplattformen und Reisekostentools
- Fähigkeit zur Protokollführung und Berichtserstellung
- Grundlagen im Vertragsmanagement zur Dokumentenprüfung
Soft Skills
- Hohe Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Strukturierte Arbeitsweise bei gleichzeitig mehreren Prioritäten
- Klare und präzise Kommunikation auf Führungsebene
- Eigenverantwortliches Handeln ohne ständige Rücksprache
- Souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
Aufgaben
- Koordinieren von Terminkalendern der Geschäftsleitung unter Nutzung von Outlook und digitalen Planungstools zur Reduktion von Planungskonflikten
- Organisieren nationaler und internationaler Dienstreisen inklusive Buchung, Reisekostenabrechnung und Einhaltung des Reisekostenbudgets
- Verfassen und Redigieren von Korrespondenz, Berichten und Präsentationen in Deutsch und Englisch nach Vorgabe der Führungsebene
- Vorbereiten und Nachbereiten von Sitzungen, Konferenzen und Vorstandsmeetings mit Protokollführung und Aufgabenverfolgung
- Filtern und Priorisieren von Posteingang und Telefonkommunikation zur Entlastung der Geschäftsführung um bis zu 40 % des Kommunikationsvolumens
- Pflegen von Ablagesystemen und Datenbanken in SharePoint oder vergleichbaren Dokumentenmanagementsystemen
- Abstimmen interner Prozesse zwischen Abteilungen, Tochtergesellschaften und externen Dienstleistern
- Aufbereiten von Entscheidungsgrundlagen, Kennzahlenberichten und Management-Summaries in PowerPoint und Excel
- Begleiten von Projekten der Geschäftsleitung durch Aufgabentracking und Statusberichterstattung mittels Projektmanagement-Tools
- Unterstützen bei Vertragsmanagement und Dokumentenprüfung in Abstimmung mit Rechts- und Finanzabteilung
Arbeitsumgebungen
Die Arbeitsumgebungen können variieren:
Konzerne und große Mittelstandsunternehmen bieten ein dynamisches Arbeitsumfeld
International tätige Unternehmensgruppen mit vielfältigen Karrieremöglichkeiten
Familiengeführte Unternehmen mit flachen Hierarchien fördern direkte Kommunikation
Öffentliche Institutionen und Verbände mit Fokus auf gesellschaftlichen Mehrwert
Beratungs- und Finanzdienstleistungsunternehmen mit einem breiten Leistungsspektrum
Start-ups in der Wachstumsphase bieten innovative Arbeitsprozesse
Karrierewege
- Aufstieg zum Chief of Staff als strategischer Berater
- Projektmanagerin in der Unternehmensplanung mit erweiterten Aufgaben
- Office Managerin mit erweiterter Führungsverantwortung
- Referentin der Geschäftsführung zur Unterstützung von Entscheidungen
- HR Business Partner mit Fokus auf Mitarbeiterentwicklung
Gesuchtes Profil
Ausgeprägte Organisationskompetenz und Effizienz
Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
Kommunikationsstärke auf Managementebene
Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
Fähigkeit zur Priorisierung komplexer Aufgaben
Wie werde ich Assistenz der Geschäftsleitung?
